Administração Indireta:

Direta

A Prefeitura do Município de Londrina imprime, em média, 1.600.000 folhas de papel por mês. São necessárias 1.334,87 árvores e 4.685.382,47 litros de água para a produção desse volume de papel ao ano. O custo médio com a outsorcing de impressão é de R$ 142.150,00/mês (fonte: DGIAP/SMGP base 2014).
No atual sistema de gestão de processos do Município existem aproximadamente 1.800 tipos de processos ativos cadastrados, e uma média de 11.000 processos são protocolizados por mês, totalizando 130.000 por no ano, que trafegam em mais de 20 órgãos municipais.
A tramitação documental da Prefeitura dependia da movimentação física, dadas às exigências de comprovação de assinaturas manuais, seja por motivos culturais ou limitações tecnológicas.

No final de 2014 o Município recebeu do Tribunal Regional Federal da 4ª Região a autorização de uso do Sistema Eletrônico de Informações – SEI para tramitação eletrônica de processos e documentos anexos. O Termo de Cooperação Técnica nº 06/2014 foi assinado eletronicamente em 12/12/2014.
Através do Decreto Municipal nº 131 de 05 de fevereiro de 2015, publicado no Jornal Oficial do Município nº 2647 de 18 de fevereiro de 2015, foi instituído o Grupo de Trabalho responsável pela coordenação geral de atividades necessárias à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI. A partir de então os trabalhos de estudo, parametrização e capacitações sobre o sistema foram iniciados.
No período de julho a setembro de 2015, foi realizada a parametrização do SEI com os dados do Município. O Grupo de Trabalho – GT estudou e testou as funcionalidades do sistema e identificou que o sistema atende as necessidades para produção e gerenciamento de processos e gestão documental.
Em 21/09/2015 foi assinado o Decreto Municipal nº 1219, publicado no Jornal Oficial do Município nº 2816 de 24 de setembro de 2015, instituindo o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, como o sistema eletrônico oficial unificado de processos e procedimentos administrativos e de gestão do conhecimento no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de Londrina, sendo realizadas atividades de sensibilização com foco na sustentabilidade. Foi criada uma logomarca com o apelo sustentável: Salve uma Árvore, fomentando a economia de papel.
Promovidas pelo Grupo de Trabalho, foram realizadas palestras sobre o SEI para os titulares dos órgãos apoiadores do projeto de implantação: Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Tecnologia, Secretaria Municipal de Recursos Humanos, Procuradoria Geral do Município, Secretaria Municipal de Governo e Vice-prefeito do Município, e também capacitações para os representantes dos órgãos e entidades que atuarão como multiplicadores do sistema, buscando dessa forma a sensibilização e mobilização dos servidores, e assim acelerar a implantação de outros tipos de processos além dos licitatórios. Aproximadamente 490 servidores receberam capacitação.
Paralelamente, em conjunto com os membros da Diretoria de Licitações e Contratos, os levantamentos de informações, estudos, mapeamento e otimização dos processos licitatórios foram realizados, com a finalidade de construir a base de conhecimento do sistema com os fluxos processuais.
A estrutura atual de hardware da Prefeitura, servidores de rede e microcomputadores atendem a atual demanda do SEI. A aquisição de monitores para a Secretaria de Gestão Pública, através do Pregão Eletrônico PGE/SMGP 0193/2015, tem como objetivo atender aos processos de licitação, uma vez que cada usuário terá condições de trabalhar eletronicamente com o auxílio do segundo monitor.
O Sistema Eletrônico de Informações – SEI está em funcionamento desde 01/01/2016 com todos os processos licitatórios tramitando exclusivamente por meio eletrônico, incluindo a produção, edição e assinatura digital de documentos.

Gerais:

Implantar o Sistema Eletrônico de Informações, inicialmente com os processos licitatórios, e em seguida, outros processos que atinjam maior número de órgãos e entidades da Administração Municipal.

Específicos:

Redução do volume de papel impresso nos órgãos e entidades municipais;
Padronização de procedimentos e documentos;
Organização dos processos em cada setor usuário;
Envio de processos para vários destinatários;
Redução de tempo de tramitação dos processos;
Assinatura eletrônica e digital de documentos;
Maior transparência dos atos;
Acesso ao sistema de processos sem necessidade de instalação do mesmo em computadores;
Disponibilidade de acesso com confiabilidade e confidencialidade;
Segurança nas informações e na formalidade processual;
Interface mais amigável;
Anexação de documentos em qualquer fase do processo;
Ferramenta de busca eficiente;
Controle da temporalidade dos documentos.

Metas a atingir:

Redução em 40% do volume de papel impresso no Município;
Celeridade Processual - redução de 40% no tempo de trâmite processual;
Transparência - 100% dos processos licitatórios disponíveis no sistema.

Físico:

Assinatura do termo de cooperação técnica entre PML e TRF4 para cessão do sistema – 12/12/2014
Decreto instituindo o Grupo de Trabalho – 18/02/2015
Instalação do Sistema na PML – 07/04/15
Parametrização do Sistema – 15/08/2015
Mapeamento dos Processos – 27/08/15
Decreto Instituindo o SEI – 21/09/2015
Endomarketing – 21/09/2015 a 31/12/2015
Treinamento com os servidores/usuários – 28/07/2015 a 09/12/2015
Início das licitações no sistema – 04/01/2016
Avaliação e Monitoramento dos resultados – 30/06/2016

Financeiro:

Compra de 118 novos monitores (PGE-SMGP 0193/2015) R$ 56.625,84 - Setembro/2015

Orçamento:

Compra de novos monitores: R$ 60.000,00

Beneficiários Diretos:

Titulares das pastas, servidores ocupantes de funções de confiança (chefias), servidores municipais envolvidos com os processos de compras e contratações.

Beneficiários Indiretos:

Órgãos de controle como: Controladoria Geral, Tribunal de Contas do Estado do Paraná, Câmara Municipal, Observatório Municipal de Gestão Pública, usuários indiretos e/ou eventuais, sociedade em geral e fornecedores.

Resultados:

Com seis meses de implantação e uso efetivo na Prefeitura de Londrina, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) trouxe agilidade, disponibilidade em tempo real e economia nos processos licitatórios.
No que se refere à agilidade no trâmite dos processos licitatórios, o prazo que era de 136 dias, passou a 116 dias. Já para as consultas jurídicas o prazo passou de 30 dias para 13 dias, ou seja, uma redução de 43%.
Também houve otimização de recursos, apenas no setor de licitação houve uma redução de 46% no consumo de impressões/fotocópias e no setor jurídico a redução foi de 30%, o que impactou uma economia de R$ 13.000,00 no período (primeiro semestre de 2016, em comparação ao primeiro semestre de 2015). Além disso, não apresentou mais demanda de espaço para arquivo físico, que geraria custo também com seu tratamento, armazenamento e cuidado.
Outra vantagem é a eliminação do risco de extravio de documentos e a imediata liberação para pesquisa dos processos públicos pela interface do sistema, o que confere uma maior transparência na gestão.
Nos seis primeiros meses de funcionamento do sistema, no mínimo 130.000 folhas não foram impressas. 50 tipos de processos foram mapeados, mais de 15.900 processos gerados e mais de 46.600 documentos incluídos no sistema.

Documentos Anexados:

- Logo_SEI Nova V 1.0.jpg