Sustentabilidade no uso de papel em atividade laborais na área administrativa.

Vislumbrante de uma gestão inovadora e sempre buscando aperfeiçoar nos princípios que norteiam a administração pública cito no caso em tela economicidade, vantajosidade e eficiência, o atual gestor municipal propôs uma troca de cultura de algo milenar que é o uso do processo digital substituindo em algumas áreas 100 % as impressões e escrita em papel.
Diante de tamanho desafio, foi criada uma comissão que estudaria e acompanharia todo o trâmite de implantação, necessidades a serem sanadas a fim de proporcionar o uso correto da plataforma que usamos para tramitação de documentos na esfera administrativa do município.
Após várias reuniões, da equipe de implantação e corpo técnico da empresa, definiu -se que iniciaríamos pelo setor de licitação, pois conhecíamos mais as demandas do setor e praticamente já tínhamos um fluxo definido. Pois bem, o projeto piloto foi testado por um período de aproximadamente 20 dias, já extraindo alguns resultados positivos, vislumbramos que estava na hora de moldar os técnicos administrativos, secretários, e demais integrantes do processo para podermos avançarmos de uma maneira padronizada na execução e elaboração de documentos oficiais.
A redução no uso do papel é uma ação moderna que vêm ganhando muito espaço em diferentes empresas sejam públicas ou privadas, que tem como subsídio o uso de diferentes tecnologias disponíveis como forma de substituir o consumo em alta deste recurso e propiciar benefícios que irão gerar para a sociedade uma melhor qualidade de vida. São maneiras de abandonarmos as formas triviais de uso do papel e substitui-las por formas digitais. Dentre dos principais ganhos e importâncias com o bora sair do papel destaca-se as áreas socioeconômicas, ambientais e administrativas.

Gerais:

O Sistema de Protocolo digital tem como objetivo o controle informatizado de documentos protocolados, emitidos e recebidos nos órgãos da Administração Pública Municipal, desde o cadastro até o arquivamento. A integração dos órgãos por meio de um sistema único de protocolo e arquivo visa facilitar e dar segurança ao serviço prestado ao usuário interno e externo. O uso do processo/protocolo digital está trazendo grande impacto na redução de papel no trabalho da administração pública visando contribuir significativamente com o meio ambiente.

Específicos:

1) Melhor aplicabilidade do recurso público com a economia gerada na redução dos valores gastos na aquisição de papel, tonner e manutenção de equipamentos para diferentes setores da administração;

2) Maior agilidade e transparência nos processos gerados com a plataforma digital;

3) Maior eficiência na tramitação de informações;

4) Ganho real de escala no quesito cumprir com a obrigatoriedade de manter quase em tempo real o portal da transparência atualizado;

5) Sustentabilidade na administração pública entre uma ação prática e de consciência para os servidores públicos e cidadãos que usufruem dos serviços oferecidos;

6) Maior velocidade no processamento de informações com a utilização de recursos digitais;

7) Aumento do espaço físico de trabalho pela redução do volume de papel acumulado nas mesas, armários e gavetas;

8) Padronização de documentos oficiais do município.

9) Maior eficácia na busca avançada por documentos e processos tramitados no formato digital.

10) Maior comodidade para solicitação de assinaturas dos usuários envolvidos nos processos, pois a qualquer lugar do mundo, é fácil, rápido para assinar um documento ou dar ciência no mesmo.

11) Redução no desmatamento pela baixa demanda de papel dos setores desta municipalidade.

12) Contribuir com o alcance dos ODS - Objetivos de Desenvolvimento Sustentável - precisamente os nºs 11 - Cidades e Comunidades Sustentáveis e 13 - Ação Contra a Mudança Global do Clima.

Metas a atingir:

1) A partir do dia 01/06/2023, todos os setores desta municipalidade passarão a tramitar e arquivar seus documentos em formatos digitais;

2) Até a data de 31/12/2023 reduzir para 90 % o valor gasto com aquisição de papel sulfite, tonner e contratação de serviços de manutenções em impressoras;

3) Até a data de 30/09/2023 gerar 15.000 documentos oficias, economizando cerca de 70.000 impressões.

4) Conscientizar e buscar envolvimento de 100 % dos servidores em relação a importância de preservarmos nossas florestas com pequenas ações para as gerações vindouras, através de relatórios de economia de impressões e documentos gerados tramitados sem necessariamente estar em formato físico.

Físico:

Cronograma Físico - Financeiro - Economia de escala

Ano Objeto (Papel Sulfite) Em Valores
2020 590 Resmas R$ 8.041,70
2021 625 Resmas/ 51 Caixas R$ 21.001,50
2022 1335 Resmas/ 68 Caixas R$ 48.841,35
2023 31 Caixas R$ 6.630,90

Fonte: Portal da Transparência/ Município de Ubiratã/ Acesso em 29/05/2023 às 08:15. Link: http://177.71.227.24/pronimtb/index.asp?acao=1&item=4

Financeiro:

Recurso Próprio: R$ 9.398,76 por mês, totalizando 112.785,12 / ano - Pagamento para uso da plataforma contratada.

Orçamento:

Recurso Próprio: R$ 9.398,76 por mês, totalizando 112.785,12 / ano

Beneficiários Diretos:

DIRETOS: servidores públicos pela organização e padronização das informações tramitadas na plataforma.

Beneficiários Indiretos:

INDIRETOS: população em geral pela economia gerada, onde a aplicabilidade do recurso será empregada em outra necessidade.

Resultados:

Entre os inúmeros benefícios já elencados e principalmente a questão ambiental tão enfatizada no cenário mundial, pois sabedores da real necessidade de preservarmos toda a nossa fauna e flora para que as futuras gerações possam ter vida em nosso planeta, que esta municipalidade através deste projeto, busca enfatizar e contribuir de uma maneira eficaz com as causas ambientais, na redução do uso de papel, consequentemente de impressões e manutenções.
A maior ação de um governo é buscar criar e otimizar políticas públicas que contribuam para uma melhor qualidade de vida das pessoas que vivem em diferentes locais, dentre isso o engajamento de toda uma equipe administrativa para um resultado com metas pré fixadas e com um pensamento consciente em deixar para nossas gerações vindouras um ambiente salvaguardado, estruturado e mais verde, denominado ecologicamente correto, é algo ímpar que ia marcar toda uma geração pela ação nela criada e executada para o ganho atual e vindouro

Documentos Anexados:

- abertura processo digital.jpg

- fundo.jpeg