Durante análise do processo de aplicação de auditorias internas da Controladoria Geral do Município de Pinhais, notou-se que a dinâmica aplicada apresentava alguns pontos que necessitavam de reajustes: as etapas do modelo anterior não permitiam o reexame do resultado das auditorias, pois somente existia uma fase para apresentação de justificativas pelos auditados, sem possibilidade de apresentação de recursos; no mesmo sentido, verificou-se que era preciso regulamentar os papeis dos integrantes do órgão no processo, definindo-se quais seriam os avaliadores iniciadores e quais atuariam em fase recursal, de modo a garantir-se um fluxo mais claro e um resultado mais justo, livre de vícios; tendo em vista que os colaboradores ficavam responsáveis sempre pelos mesmos temas de auditoria, notou-se que seria interessante a criação de um sistema de rodízio, para que todos passassem a avaliar a diversidade de assuntos existentes, ampliando-se as perspectivas da Controladoria sobre os trabalhos desenvolvidos na Prefeitura; quanto à eficiência e à eficácia dos processos de auditoria, era necessário realizar melhorias e torná-los mais rápidos, de modo que os auditados pudessem ajustar-se o mais brevemente possível às recomendações deles resultantes e evitar a reincidência de falhas; vislumbrou-se, por fim, a disponibilização de um processo moderno, seguro e transparente de auditoria, integralmente executado em meio digital, e por isso livre da utilização de papel e de outros complementos gráficos e de papelaria. Tendo em vista que o Controle Interno opera sobre todos os órgãos da Prefeitura Municipal e também da Administração Indireta Municipal, a implantação do projeto de requalificação de sua atuação na aplicação de auditorias internas permitiu benefícios a todos os servidores, gestores e à sociedade em geral, sendo um instrumento fiscalizatório de grande relevância social.

O projeto da Controladoria Geral do Município de Pinhais foi desenvolvido a partir da observação do modo de condução de suas auditorias internas, e consiste na requalificação destes instrumentos. Verificou-se que o processo de auditoria carecia de reestruturação, apresentava alguns pontos importantes de melhoria como a criação de etapas recursais, a reestruturação da forma de distribuição das demandas de trabalho dentre os integrantes da equipe e o refinamento tecnológico do processo. A Prefeitura de Pinhais disponibiliza aos seus órgãos um sistema eletrônico de gerenciamento de processos por meio do qual foi desenvolvido pelos integrantes da Controladoria, com apoio técnico da empresa fornecedora, o processo eletrônico de auditoria. Para o custeio das alterações realizadas a partir do projeto, a Controladoria utilizou-se de orçamento próprio destacado na Lei Orçamentária Anual, previsão que proporcionou autonomia e flexibilidade para a execução das mudanças. A obtenção de benefícios alcançados por meio do projeto não se restringe a um grupo ou a um setor da Administração, mas a todos os órgãos que a compõem, incluindo servidores e gestores, e à sociedade em geral.

Gerais:

Transparência, organização e resolutividade.

Específicos:

Reorganização dos processos de trabalho e definição de novos fluxos.

Metas a atingir:

O estudo e reorganização de todos os fatores que possibilitaram a existência do modelo atual do processo de auditoria foi iniciado em 2019. Essa prática diagnóstica pode ser empregada constantemente para que se possibilite a entrega de um resultado mais eficiente, útil, moderno e seguro. A execução do projeto, por sua vez, foi iniciada em 2020. Somente para fins de entendimento da dinâmica de trabalho do Controle Interno, destaca-se que anualmente envia-se dentro do prazo determinado pelo TCE-PR, que comumente finda-se nos meses de março, a Prestação de Contas Municipal, a qual contempla o Relatório do Controle Interno contendo os resultados obtidos através da fiscalização realizada por este órgão. Para fins de atendimento ao cronograma financeiro, no entanto, considera-se o ano fiscal, ou seja, janeiro a dezembro de cada exercício.

Físico:

Maio 2019: Realização de diagnóstico situacional
Julho 2019: Recomposição do quadro de pessoal
Outubro 2019: Alteração do decreto de atribuições
Abril 2020: Envio do Relatório do Controle Interno ao TCE-PR contendo os resultados obtidos em 2019 através da aplicação de auditorias
Maio 2020: Reorganização da estrutura física da Controladoria, adequando-a às funções do novo fluxograma
Junho 2020: Publicação do Plano Anual de Trabalho 2020 contendo o novo fluxograma de trabalho da Controladoria
Julho 2020: Início da execução do novo fluxograma dos processos de auditoria
Março 2021: Envio do Relatório do Controle Interno ao TCE-PR contendo os resultados obtidos em 2020 através da aplicação de auditorias

Financeiro:

PPA 2018-2021
Lei Ordinária nº 1828/2017 - Institui o Plano Plurianual do Município de Pinhais para o período de 2018 a 2021.

Exercício Fiscal de 2019
Lei Ordinária nº 1985/2018 - Dispõe sobre as diretrizes para a elaboração da Lei Orçamentária Anual para o exercício financeiro de 2019 e dá outras providências.
Projeto/Atividade: 2081 - Integrar o uso da tecnologia da informação nas ações de Gestão e Controle
Recurso: 000 - Recursos Ordinários Livre
Indicador: Percentual de Processos Automatizados
Produto: Processos de Auditoria Automatizados
Meta Física: 80%
Meta Física Realizada: 99,98%
Meta Financeira: R$ 86.290,00
Meta Financeira Realizada: R$ 59.367,52

Exercício Fiscal de 2020
Lei Ordinária nº 2110/2019 - Dispõe sobre as diretrizes para a elaboração da Lei Orçamentária Anual para o exercício financeiro de 2020 e dá outras providências.
Projeto/Atividade: 2081 - Integrar o uso da tecnologia da informação nas ações de Gestão e Controle
Recurso: 000 - Recursos Ordinários Livre
Indicador: Percentual de Processos Automatizados
Produto: Processos de Auditoria Automatizados
Meta Física: 90%
Meta Física Realizada: 100%
Meta Financeira: R$ 112.452,23
Meta Financeira Realizada: R$ 16.436,26

Orçamento:

Para o desenvolvimento do projeto foram utilizadas 436 horas técnicas totalizando um investimento de R$ 75.803,78 para o desenvolvimento, treinamento e manutenção do sistema SE Suite, através do qual os processos foram automatizados.

Para o exercício de 2019, foram desembolsados R$ 59.367,52 relativos a 344 horas de serviços de desenvolvimento, compreendendo aproximadamente:
16 horas de entrevista com a equipe para entendimento do processo;
90 horas para desenvolvimento do processo;
94 horas para dos formulários utilizados;
96 horas para criação das regras de negócio;
32 horas para testes;
16 horas para homologação do processo automatizado com o cliente.

Para o exercício de 2020, foram desembolsados R$ 16.436,26 relativos a 92 horas de serviços de treinamento, manutenção e suporte técnico de sistemas gerenciais, compreendendo aproximadamente:
24 horas para treinamento da equipe;
68 horas para manutenção e suporte técnico.

Beneficiários Diretos:

Todos os órgãos da Administração Direta e Indireta do Município, que à época da implantação do projeto correspondiam a treze secretarias e uma autarquia previdenciária, e atualmente correspondem a quatorze secretarias e uma autarquia previdenciária.

Beneficiários Indiretos:

Órgãos de controle externo e sociedade em geral.

Resultados:

No mês de maio de 2019, por meio da realização de diagnóstico situacional, verificou-se que na Controladoria Geral do Município 749 auditorias apresentavam o status “em andamento”, ou seja, ainda não havia sido emitido relatório conclusivo a respeito da avaliação dos elementos inspecionados. Dessas 749, 16 correspondiam ao exercício 2015, 72 ao exercício 2016, 66 ao exercício 2017, e 595 ao exercício 2018. Concluiu-se que havia uma deficiência na condução dos processos, porque uma grande parte das auditorias era concluída intempestivamente, sendo o resultado proferido em período muito distante do início da fiscalização. Destaca-se aqui, que é importante que os órgãos auditados recebam um retorno ágil da avaliação das ações que realizam para que possam ajustar-se às recomendações do controle interno tão logo seja possível, sendo evitadas novas ocorrências de irregularidades. A avaliação do quadro realizada no exercício 2019 oportunizou o posterior refinamento dos procedimentos. Durante esse ano de emprego de diagnósticos e proposição de ajustes, a Controladoria instaurou 254 novas auditorias, concluindo 252 delas até a data de fechamento do exercício. Já no ano seguinte, através da implantação do novo fluxograma de trabalho e dos recursos de gestão aplicados sobre o processo de auditoria, resultados expressivos foram obtidos: Foram instauradas e concluídas em 2020, 540 novas auditorias. O novo método de aplicação, além de permitir a instauração do dobro do número de auditorias em relação ao exercício anterior, possibilitou a entrega de um resultado mais rápido e mais eficaz, permitindo às secretarias a minimização da ocorrência de falhas em processos similares aos auditados. Ainda, através da criação de instâncias recursais, permitiu-se aos auditados oportunidade de defesa, fator que não impediu a agilidade e segurança da entrega dos relatórios conclusivos das auditorias por parte da Controladoria. A média acumulada de tempo gasto, em número de dias, entre o início e a conclusão de uma auditoria equivale a cinquenta dias úteis dias para o exercício 2019 e dez dias úteis para o exercício 2020.

Documentos Anexados:

- Fluxograma 2019.png

- Formulário do Processo de Auditoria 2019.png

- Plano Anual de Trabalho 2019 Principal.pdf

- Plano Anual de Trabalho 2019 Anexo.pdf

- Instrução de Trabalho 2019.pdf

- Relatório do Controle Interno Prefeitura 2019.pdf

- Relatório do Controle Interno RPPS 2019.pdf

- Fluxograma 2020.png

- Formulário do Processo de Auditoria 2020.png

- Plano Anual de Trabalho 2020 Principal.pdf

- Plano Anual de Trabalho 2020 Anexo.pdf

- Cronograma de Auditorias 2020.pdf

- Instrução de Trabalho 2020.pdf

- Relatório do Controle Interno Prefeitura 2020.pdf

- Relatório do Controle Interno RPPS 2020.pdf

- TEXTO COMPLEMENTAR.pdf