A execução orçamentária (solicitação de crédito adicional, pré-empenho ou solicitação de despesas, empenho, liquidação e pagamento) das 22 secretarias, era realizada por meio de processos físicos enviados a Sefaz, que fica na região central da cidade, inclusive as 13 secretarias que funcionam em espaços físicos descentralizados precisavam se deslocar (servidor da área admirativa, motorista e veículo) para entrega dos processos e posteriormente retirar. Algumas vezes eram necessárias correções nos documentos, que eram impressos e para posterior assinatura dos responsáveis, tornando o procedimento de execução orçamentária demorado, cerca de 57 dias.

A necessidade de impressão dos documentos e deslocamento até a Secretaria de Fazenda tornava o processo de execução orçamentária demorado e com altos custos para a prefeitura. Para melhorar o processo foram desenvolvidos ajustes nos softwares de gestão pública para aproveitar informações que já estavam nos sistemas evitando o retrabalho e fragilidade a erros. Também foi desenvolvida sistemática de assinatura eletrônica, via login e senha dos usuários, para que o documento se tornasse eletrônico (publicável em tempo real no portal da transparência). A prefeitura possui licença de uso dos softwares de gestão pública inclusive com previsão de atualizações e manutenção corretiva e preventiva, o que torna possível adequações para melhoria dos processos.

Gerais:

Agilizar e reduzir custos das contratações/aquisições da prefeitura, por meio de melhorias do processo de execução orçamentária (suplementação orçamentária - solicitação de crédito adicional, pré-empenho ou solicitação de despesas, empenho, liquidação e pagamento).

Específicos:

- redução dos custos administrativos com veículos e combustível para tramitação de processos físicos;
- redução dos custos com impressoras, toner e manutenção desses equipamentos;
- redução do prazo de tramitação (burocrática) da execução orçamentária;
- redução de documentos impressos;
- publicação da execução orçamentária no portal da transparência em tempo real;
- publicação das datas previstas para pagamento dos fornecedores;

Metas a atingir:

Redução do prazo de tramitação da execução orçamentária:
a) Solicitação de Crédito Adicional: de 20 dias para 2 dias;
b) Solicitação de Despesas: de 20 dias para 5 dias;
c) Empenho: de 7 para 2 dias;
d) Liquidação: de 10 dias para 2 dias;
e) Pagamento: de 3 dias para d+1 (as ordens de pagamento que chegam até as 10:00h são pagas no mesmo dia);

Físico:

Cronograma já executado:
A) Solicitação de Despesas (pré-empenho)
A1) Requerimento a empresa fornecedora do software que fizesse as adequações na etapa da Solicitação de Despesas para ser assinado digitalmente e tramitado entre os departamentos - 60 dias;
A2) Cadastro das fases de tramitação no sistema de Compras - 5 dias;
A3) Decreto regulamentando a assinatura eletrônica (da elaboração, análise jurídica, assinatura, publicação) - 5 dias;
A4) implantação da tramitação eletrônica com secretarias piloto (Secretarias de Educação e Saúde) - 15 dias;
A5) Treinamento com as demais secretarias e determinar a extinção da tramitação física;

B) Solicitação de Crédito Adicional:
B1) Requerimento a empresa fornecedora do software que fizesse as adequações na etapa de solicitação de crédito adicional - 20 dias;
B2) Cadastro das fases de tramitação no sistema de Contabilidade - 5 dias;
B3) Treinamento com as secretarias e implantação da tramitação eletrônica com a extinção da tramitação física - 10 dias;

C) Empenho:
C1) Requerimento a empresa fornecedora do software que fizesse as adequações na etapa de empenho - 30 dias;
C2) Cadastro das fases de tramitação no sistema de Contabilidade - 5 dias;
C3) implantação da tramitação eletrônica com secretarias piloto (Secretarias de Educação e Saúde) - 15 dias;
C4) Treinamento com as secretarias e implantação da tramitação eletrônica com a extinção da tramitação física - 10 dias;

D) Liquidação: de 10 dias para 2 dias;
D1) Requerimento a empresa fornecedora do software que fizesse as adequações na etapa de liquidação - 20 dias;
D2) Cadastro das fases de tramitação no sistema de Contabilidade - 5 dias;
D3) Treinamento com as secretarias e implantação da tramitação eletrônica com a extinção da tramitação física - 10 dias;
D4) Aquisição de monitores e scanners - 45 dias;

Cronograma a ser executado:
E) tornar a procedimento de atesto do fiscal do contrato eletrônico - prévio a liquidação da despesa.
E1) estabelecer o fluxo no Sistema Eletrônico de Informações do recebimento de produtos e notas fiscais até o atesto do fiscal do contrato - mai/2022.
E2) realizar projeto piloto com o atesto e liquidações da Secretaria de Logística - SELOG - jul/2022.
E3) realizar treinamento com os fiscais de contrato de todas as secretarias para realizar o atesto via assinatura eletrônica - set/2022.
E4) tornar obrigatória a assinatura eletrônica para atestar o recebimento de produtos e prestações de serviços dez/2023.

Financeiro:

2019 - 15 monitores no total de R$ 8.640,00
2019 - 19 scanners no total de R$ 43.586,00
2020 - 13 monitores no total de R$ 10.914,80
Investimento total: R$ 63.140,80

Orçamento:

Não houve acréscimos de valores para o desenvolvimento da funcionalidade de assinatura e tramitação eletrônica da execução orçamentária no software de gestão pública. Houveram custos para aquisição de monitores e scanners para conferencia dos documentos eletrônicos e digitalização das notas fiscais e documentos físicos da liquidação.

Beneficiários Diretos:

- Servidores da prefeitura que trabalham com a execução orçamentária, sendo 112 em março de 2019.
- Fornecedores que recebem mais rápido e tem acesso ao portal do fornecedor e não precisam ligar para tesouraria da prefeitura, sendo que foram emitidos no ano de 2018 34.140 empenhos, em 2019 37.674 empenhos, em 2020 38.290 empenhos e em 2021 60.057 empenhos;

Beneficiários Indiretos:

- Cidadãos que buscam os atos da execução orçamentária que passaram a estar disponíveis em tempo real no portal da transparência;
- Cidadãos que buscam atendimento na prefeitura tem mais vagas de estacionamento disponíveis pois não tem veículos da prefeitura usando para receber e enviar os processos de execução orçamentária;
- Cidadãos maringaenses em geral que dispõe de mais recursos economizados para investimentos em políticas públicas;

Resultados:

Redução do prazo em dias de tramitação da execução orçamentária:
a) Solicitação de Crédito Adicional: de 20 dias para 2 dias;
b) Solicitação de Despesas: de 20 dias para 5 dias;
c) Empenho: de 7 para 2 dias;
d) Liquidação: de 10 dias para 2 dias;
e) Pagamento: de 3 dias para d+1;

Documentos Anexados:

- Foto Prodesf 2019.jpg