Certificado de Reconhecimento 
NOVA ESPERANÇA DIGITAL
Ano / Edição: 2022
Município: Nova Esperança
Função de Governo: Administração
Diagnóstico
O município de Nova Esperança, por muitos anos tramitou toda documentação interna e externa de forma física, através de um sistema manual, chamado de protocolo, onde os documentos internos tramitavam fisicamente entre departamentos e secretarias, bem como todos os protocolos registrados pelos contribuintes, tramitavam da mesma forma, onde o mesmo não conseguia acompanhar as movimentações, e por conta de tramitar manualmente, muitas vezes gerava-se uma demora, pelo fato do transporte ser manual, como também os papeis às vezes extraviavam ou eram danificados no decorrer do processo.
Alem destes pontos, gerava-se uma burocracia desnecessária, por conta dos processos ficarem vários dias tramitando entre departamentos, onde alguns departamentos demoravam para concluir o parecer ou assinar documentos, pelo fato da administração não ter acesso aos prazos e soluções, gerando um atraso nas resoluções, bem como uma falha na prestação do serviço publico.
Descrição
Diante desta problemática, buscamos uma solução, pesquisando em outros municípios, uma maneira de conciliar os problemas interno e externos da administração, e foi então que no mês de dezembro de 2021, foi nos apresentado um software que fazia a parte sistemática, onde atendia nossa necessidade, mas necessitaria de uma conciliação entre o software e a administração como um todo, onde somente haveria resultado se as secretarias/departamentos comprassem a idéia.
Iniciamos o processo de conscientização, dos servidores e secretários, com a realização de reuniões, envolvendo os mesmos e chefes de departamentos e setores com o Chefe do Poder Executivo, para explicar o projeto e a necessidade.
No dia 11 de Janeiro de 2022, efetuamos a assinatura do Contrato com a empresa 1Doc Tecnologia S.A, empresa que forneceu o software que ira gerir o programa.
O 1/doc é uma plataforma WEB de Comunicação, Atendimento e Gestão Documental para Órgãos Públicos.
Todas as secretarias, autarquias e departamentos ficam diretamente conectados aos cidadãos e as empresas contribuintes para resolver mais rapidamente as demandas do dia a dia.
No dia 27 de janeiro de 2022, através do Decreto Municipal nº 5.628/2022, instituímos o Programa Nova Esperança Sem Papel, onde regulamentamos como seria o Projeto, os prazos e objetivos.
Do dia 21 a 25 de fevereiro de 2022, foi realizado treinamento de secretários, diretores e chefes de departamentos com a equipe do programa nova esperança sem papel e técnico da empresa do software, para alinhar o projeto e aprender sobre a ferramenta.
Em 14 de Março de 2022, iniciamos a implantação do processo Digital internamente, fazendo com que os departamentos e secretarias, iniciassem a tramitação de documentos de forma digital, como, solicitações, ofícios, memorandos, circulares, processos administrativos, onde gerou grande resistência pelos servidores, que estavam acostumados com os papeis físicos.
Em 1 de abril de 2022, disponibilizamos a plataformas ao externo (contribuintes), onde começamos a receber os protocolos, ofícios, projetos arquitetônicos, onde os mesmos, poderão acompanhar pelo celular, email e site o andamento, recebendo notificações a cada movimentação, sem ter que sair de suas casas e vir ate o Paço municipal para realizar alguma solicitação.
Objetivos
Gerais:
Nosso objetivo sempre foi melhorar a qualidade do serviço prestado a população, com transparência e modernização, evitando falhas e perdas, bem como evitando gastos desnecessários de recurso publico, tornando uma cidade digital.
Específicos:
Sair do ambiente manual e físico para um ambiente tecnológico e digital, trazendo praticidade, otimização de tempo, gestão, gastos desnecessários e cuidados com o Meio Ambiente.
Metas a atingir:
• Eliminar uso de papeis;
• Otimizar tempo;
• Reduzir despesas;
• Transparência;
• Qualidade na prestação do serviço publico;
• Gerir demandas internas e externas;
• Gestão dos processos;
• Praticidade;
• Eliminar falhas;
• Processos automáticos e digitais;
• Desenvolvimento Sustentável.
Cronograma
Físico:
01/09/2021 a 31/11/2021 – Levantamento e pesquisa da solução do problema, em portais, municípios próximos e internet;
01/12/2021 a 11/01/2022- Contratação do software para gerir o programa;
12/01/2022 a 27/01/2022 – Regulamentação jurídica;
28/01/2022 a 20/02/2022 – reuniões, planejamento estratégicos, plano de ações e implementação;
21/02/2022 a 25/02/2022 – Treinamentos;
26/06/2022 a 13/03/2022 – Implantação e parametrização;
14/03/2022 – Inicio Interno;
01/04/2022 – Inicio Externo:
30/06/2022- Fim do uso de papel Interno e Externo.
Financeiro:
O cronograma seguiu os requisitos previstos na Lei de Diretrizes Orçamentarias – LDO e Plano de Ação e Investimentos.
Orçamento:
As Despesas para execução do Projeto foram de R$ 112.400,00 (Cento e doze mil e quatrocentos reais).
Beneficiários Diretos:
População de 28.983 habitantes do município de Nova Esperança.
Beneficiários Indiretos:
Gestão municipal de Nova Esperança
Resultados:
Resultados do 1º semestre:
• Redução/Economia de 23.684 documentos gerados e impressos;
• Redução/Economia de 30.867 documentos anexos e impressos;
• Redução/Economia de R$ 268.363,29 aos cofres públicos;
• Desburocratização de processos internos e externos;
• Agilidade nas respostas e soluções;
• Diminuição do numero de impressoras;
• Transparência ao contribuinte;
• Gestão do fluxo de processos;
• Sustentabilidade Ambiental;
• Redução no tempo gasto para execução da rotina ao servidor;
• Redução no tempo gasto de resposta ao contribuinte;
• Cidade Digital e tecnológica;
• Fim do uso de papeis;
Fonte: Relatório anexo do software 1DOC.
