O mundo é conectado, e, cada vez mais, cidadãos e empresas buscam formas de simplificar e agilizar as suas atividades do cotidiano através de canais digitais. Diante deste cenário, a Prefeitura de Ponta Grossa identificou a necessidade de adequação na oferta dos seus serviços, ainda mais estimulada em decorrência da pandemia Covid-19, de forma a facilitar o acesso, simplificar e desburocratizar os processos, propiciando uma jornada autônoma ao cidadão, com rastreabilidade e possibilidade de ter a ‘prefeitura na palma das suas mãos’.
No período de 1980 a 2021, a Prefeitura de Ponta Grossa tramitou mais de dois milhões de processos físicos na administração municipal. A partir desses números, é possível vislumbrar o número significativo de cidadãos que precisavam se deslocar até a Praça de Atendimento para a abertura das solicitações, o retorno para acompanhamento do processo até a finalização desse processo, com a retirada de documentos ou afins.
Entre 2018 e 2021, a média de atendimentos na praça de atendimento variou entre 80 e 100 mil atendimentos ao ano, o que gerou uma sobrecarga de serviços, e, consequentemente à essa necessidade de uma rotina complexa de atendimento pelos servidores da Praça, a morosidade no atendimento às requisições do cidadão.
No desenvolvimento do programa a necessidade de ofertar uma opção para o cidadão sem vir presencialmente até a praça de atendimento da prefeitura foi evidenciado com o início da pandemia no final de fevereiro de 2020, ratificando a importância do escopo do projeto.
O Governo Sem Papel impactará as pessoas que demandam de serviços ofertados pelo município de Ponta Grossa, sejam munícipes ou de outras localidades, pessoas físicas ou jurídicas.
Em âmbito federal, conforme preconiza a OCDE no que concerne ao Brasil, as ações se refletem na contínua atualização da estrutura legal e regulatória do governo digital com a incorporação de tecnologias atualizadas, garantindo assim a simplificação e desburocratização no setor público e uma jornada autônoma aos cidadãos, com design centrado no usuário, preservando-se os direitos digitais dos mesmos.

A Prefeitura Municipal de Ponta Grossa com o intuito de modernizar e facilitar o atendimento ao cidadão iniciou suas análises de como ofertar os serviços aos cidadãos de maneira digital em 2019.
Para tanto, o município de Ponta Grossa, frente aos desafios apresentados e ao planejamento de inovação municipal para construção de uma cidade inteligente e sustentável, iniciou a transição de uma abordagem de governo eletrônico (e-government) para um governo digital, trilhando o caminho para a transformação digital sustentável do setor público, em consonância com a esfera federal.
O ITBI foi escolhido por representar um setor que demandava 30% das solicitações dentro da praça de atendimento da Prefeitura Municipal de Ponta Grossa e também por ser uma fonte relevante de arrecadação da prefeitura correspondente a 13% das receitas próprias.
Aproximadamente onze mil guias de ITBI eram emitidas anualmente, demandando uma estrutura de pessoas e de tempo na praça de atendimento.
Na primeira fase do programa, os processos online foram liberados para os imóveis que são enquadrados na alíquota de 2% – correspondentes a 70% do total de processos. A plataforma foi disponibilizada para todo o município sem necessidade de fazer download de nenhum aplicativo, foi disponibilizada no site da Prefeitura, e poderia ser acessada por computador, tablet ou smartphones.
Na segunda fase após validação do projeto piloto inicial com o ITBI on-line a Secretaria Municipal da Infraestrutura e Planejamento sendo representada pelo setor do Cadastro Técnico Municipal (CTM) foi selecionada para receber a segunda fase do projeto piloto. Para tanto foram revistos diversos processos.
Em julho de 2020 foi lançado para o município de Ponta Grossa mais um serviço que poderia ser solicitado por meio digital, a solicitação de revisão do IPTU.
A terceira fase ocorreu após a realização dos pilotos, neste momento iniciou-se o trabalho para que todas as secretarias tornassem os processos que tinham interface com o cidadão para o modelo digital seguindo os aprendizados dos pilotos realizados anteriormente. Para a execução da terceira fase foram envolvidas equipe da Agência de Inovação, TI e responsáveis pela plataforma digital onde os serviços seriam disponibilizados aos cidadãos instituindo nesse momento o Governo sem Papel.
Nesse ponto, deve-se levar em conta que o Governo Sem Papel de Ponta Grossa baseia-se nas seis dimensões de política pública identificadas pela OCDE como principais atributos de governos digitais, os quais foram elaborados com o objetivo de otimizar os resultados de sua política digital e a planejar estrategicamente o desenvolvimento futuro e a implementação de políticas, são assim elencados:
1. Uma administração centrada no usuário para uma administração conduzida pelo usuário, onde o governo deve adotar abordagens e medidas para que os munícipes e as empresas possam definir e comunicar suas próprias necessidades para condução da elaboração de políticas e serviços públicos, ou seja, desenvolver uma jornada autônoma;
2. A elaboração de políticas públicas e prestação de serviços de reativo para proativo, ou seja, um governo que se antecipa às necessidades da comunidade, formulando políticas públicas e de serviços que respondam aos processos de desenvolvimento econômico e sociais ofertando serviços aos usuários antes da solicitação propriamente dita dos mesmos. Ponto ativo também aplicado a liberação de dados na forma de ‘dados abertos’, amplamente divulgado à sociedade, de forma transparente e proativa, ao invés de responder somente às solicitações que se referem ao acesso à informação pública.
3. O setor público orientado por dados ao invés de um governo centrado na informação, sendo assim um governo alinhado com o desenvolvimento mundial, capaz de antecipar as tendências e compreender as necessidades dos munícipes, passando então a formular, fornecer e monitorar as políticas públicas e serviços através da gestão e utilização de dados.
4. Processos por concepção digital (digital by design) em substituição a digitalização de processos, considerando um governo que leve em conta o potencial dos dados e da tecnologia digital desde a concepção do processo de formulação de políticas públicas e serviços, buscando assim a mobilização de tecnologias que auxiliem o repensar, reestruturar e a simplificação de processos internos e procedimentos dando origem a um setor público eficiente, sustentável e orientado ao cidadão, independentemente do canal de interação utilizado pelo cidadão e as autoridades públicas.
5. Um governo como plataforma para cocriação de valor público ao invés de um governo provedor de serviços, utilizando os dados e as tecnologias digitais para garantir a colaboração entre as partes interessadas na sociedade, buscando o aproveitamento criativo e capacidade de enfrentamento dos desafios do país.
6. O acesso à informação para abertura como padrão (open by default), onde há priorização a ter acessibilidade aos processos apoiados por tecnologias digitais e um governo comprometido proativamente com a divulgação de dados em formatos abertos, salvo alguma justificativa legítima para atuar ao contrário.
Assim, deu-se início em novembro de 2019 a prefeitura implementou um projeto piloto dentro da Secretaria da Fazenda no departamento de Imposto de Transmissão de Bens Imóveis (ITBI), antes mesmo do início da Pandemia que viria a evidenciar a necessidade de ofertar os serviços de maneira digital, evitando que o cidadão tivesse que se deslocar para ser atendido (nesse momento, além dos benefícios já listados, uma proteção à saúde do cidadão e dos servidores).
Desta forma, para atingir os objetivos, a terceira fase envolveu suas 22 secretarias e contou com o envolvimento direto de 62 servidores que participaram de reuniões de alinhamentos, presenciais e on-line para que toda a transformação pudesse acontecer. Foram mais de 31 horas de reuniões no período de 30 dias de desenvolvimento e análise dos processos.
Nessa fase foi desenvolvido pela Agência de Inovação materiais de apoio aos servidores e aos gestores envolvidos no processo. Primeiramente foi elaborado um material de apoio com objetivo de auxiliar os gestores a se prepararem para o processo de transformação digital junto com suas equipes. Nesse material foram descritas as "personas", identificando os perfis comportamentais dos servidores da PMPG e apresentando aos gestores estratégias para a condução desses perfis dentro do processo de transformação digital, trazendo dicas de como trabalhar resistências e como utilizar os perfis facilitadores para que a equipe caminhasse junta para o mesmo objetivo. Esse material está disponível para consulta no anexo I.
Em um segundo momento foi criado o material informativo para o lançamento do Governo Sem Papel junto às secretarias, onde foi descrito os objetivos da terceira fase, a trilha a ser seguida pelas secretarias para reformulação e transformação dos seus processos para o modelo digital, esse material pode ser conferido no anexo II.
No anexo III está o material criado para apresentação dos resultados de trabalho realizado por todas as equipes de trabalho envolvidas em redesenhar os processos e criar os fluxos para o modelo digital, o relatório final foi apresentado no dia do lançamento oficial do Governo sem Papel para a comunidade.
O Governo sem Papel foi formalizado através do decreto municipal nº 19.106/2021 em 08 de junho de 2021, o decreto pode ser consultado no anexo VI do projeto.
O Governo Sem Papel consiste em Programa de Governo destinado à:
- simplificar processos e procedimentos administrativos;
- utilizar interfaces eletrônicas de autoatendimento pelos cidadãos.
- maximizar o uso de documentos eletrônicos; minimizar o uso de documentos impressos.
Para desenvolvimento das políticas e movimentos que respondam às necessidades das dimensões do governo digital, a Prefeitura de Ponta Grossa se norteou pelos princípios estratégicos da administração pública federal, adaptados à realidade municipal, os quais se configuram como: Abertura e transparência; Inovação; Compartilhamento da capacidade de serviços; Foco nas necessidades dos cidadãos; Simplicidade; Governo como plataforma; Participação social e controle; Segurança e privacidade; e, Priorização de serviços públicos disponibilizados em meio digital.
Ainda de acordo com o decreto municipal nº 19.106/2021 em 08 de junho de 2021, são princípios norteadores do Governo Sem Papel:
- a desburocratização, a modernização, o fortalecimento e a simplificação da relação do poder público com a sociedade, mediante serviços digitais, acessíveis inclusive por dispositivos móveis;
- a disponibilização aos cidadão em plataforma única do acesso às informações e aos serviços públicos, observadas as restrições legalmente previstas e sem prejuízo, quando indispensável, da prestação de caráter presencial;
- a possibilidade aos cidadãos, às pessoas jurídicas e aos outros entes públicos de demandar e de acessar serviços públicos por meio digital, sem necessidade de solicitação presencial;
- a transparência na execução dos serviços públicos e o monitoramento da qualidade desses serviços;
- o uso de linguagem clara e compreensível a qualquer cidadão;
- o uso da tecnologia para otimizar processos de trabalho da administração pública;
- a simplificação dos procedimentos de solicitação, oferta e acompanhamento dos serviços públicos, com foco na universalização do acesso e no autosserviço; a eliminação de formalidades e de exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido;
- a imposição imediata e de uma única vez ao interessado das exigências necessárias à prestação dos serviços públicos, justificada exigência posterior apenas em caso de dúvida superveniente;
- a vedação de exigência de prova de fato já comprovado pela apresentação de documento ou de informação válida;
- a presunção de boa-fé do usuário dos serviços públicos;
- a permanência da possibilidade de atendimento presencial, de acordo com as características, a relevância e o público-alvo do serviço;
- a proteção de dados pessoais, nos termos da Lei no 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais)
Foram realizadas também "Tira Dúvidas" em formato de capacitações para os servidores para que os mesmos pudessem rever a operacionalização do sistema e sanar as dúvidas.

Gerais:

Implementar o Governo Sem Papel a partir de inovações para desburocratização e simplificação nos processos internos que contribuam para uma jornada autônoma do usuário/cidadão que demandam de serviços ofertados pela Prefeitura Municipal de Ponta Grossa.

Específicos:

• Disponibilizar canal digital de solicitações de serviços para o cidadão, simplificando o acesso ao usuário.
• Otimizar a alocação de recursos públicos para aumento da eficientização na execução de políticas públicas que associem benefícios para o cidadão e para a administração pública.
• Modernizar a gestão pública a partir dos preceitos de governo digital elencados pela OCDE, promovendo integração entre o cidadão e a administração pública.
• Desburocratizar os procedimentos de solicitação, oferta e acompanhamento dos serviços públicos, facilitando a jornada do cidadão e trazendo maior transparência na execução dos serviços públicos.
• Incrementar a arrecadação do município a partir da disponibilidade do cidadão de demandar e de acessar serviços públicos por meio digital.
• Racionalizar as atividades desenvolvidas pelos servidores da Praça de Atendimento do município, considerando a redução do número de atendimentos presenciais, promovendo melhoria na qualidade de vida no trabalho e possibilitando o monitoramento da qualidade de serviços prestados.
• Mapear os fluxos dos processos existentes para atendimento com interface com o cidadão, verificando sua adequação com a legislação vigente visando, a partir de encontro com os responsáveis pela execução de cada pasta, uma revisão para simplificação e desburocratização.
• Instruir os servidores da Praça de Atendimento para atendimento às demandas dos cidadãos em meios digitais, assim como o processo de orientação aos usuários quanto a possibilidade de protocolos online, tendo a prefeitura na palma da sua mão, aonde estiver.
• Capacitar os servidores para apropriação dos conhecimentos necessários para os devidos encaminhamentos necessários em processos digitais via sistema Oxy, assim como tirar dúvidas durante a implantação do Governo Sem Papel.

Metas a atingir:

Foram criadas metas para a execução do plano, desde o projeto piloto até o seu lançamento total. As mesmas serão elencadas na sequência meta/indicador de resultado/prazo.
Meta 01 - Capacitar os servidores do ITBI quanto ao acesso ao sistema utilizado – outubro a dezembro 2019;
Meta 02 – Emitir ao menos 30% dos pedidos de ITBI em 2020 pela plataforma digital.
Meta 03 – Emitir ao menos 50% dos pedidos de ITBI no primeiro semestre de 2021 pela plataforma digital.
Meta 04 – Emitir ao menos 50% dos pedidos de ITBI no primeiro semestre de 2021 pela plataforma digital.
Meta 05 - Emitir 100% dos pedidos de ITBI no segundo semestre de 2021 pela plataforma digital.
Meta 06 - Publicação do Decreto Municipal nº 19.106/2021 em 08 de junho de 2021.
Meta 07 – Diminuir o número de atendimentos presenciais pela praça em pelo menos 20% nos seis primeiros meses de implantação da plataforma digital.
Meta 08 - Ofertar pelo menos 80% dos serviços de maneira digital até julho de 2021.
Meta 09 – Capacitar os servidores de todas as secretarias para aprenderem utilizar a plataforma on-line
Meta 10 - Emitir no primeiro mês de disponibilização da plataforma em 2021, pelo menos 30% dos processos abertos através do protocolo digital.

Físico:

Fase piloto I
Outubro a dezembro 2019 – Capacitação servidores envolvidos no processo de ITBI
06/11/19 – Lançamento ITBI on-line
Fase piloto II
Maio a julho 2020 – Capacitação servidores envolvidos no processo de revisão do IPTU
09/07/20 – Lançamento revisão do IPTU
Implantação Governo sem Papel
03/05/2021 – Reunião de alinhamentos com todas as secretarias
04/05/2021 à 02/06/2021 – Reuniões individuais com cada secretaria para alinhamentos e redesenhos dos fluxos dos processos - 31 reuniões
15/05/2021 à 07/06/2021 – Implantação dos novos processos na plataforma digital
01 e 02/06/2021 - Treinamento de acesso para praça de atendimento
07/06/2021 – Treinamento para acesso dos servidores na nova plataforma digital
08/06/2021 – Lançamento da plataforma digital - Lançamento oficial Governo sem papel para toda comunidade
15/06/2021 – II Treinamento para acesso dos servidores na nova plataforma digital

Financeiro:

2019/2020
Natureza de despesa Recurso
Financeiro Prefeitura
Sistema/plataforma protocolo on-line - R$41.800,00/ano

2021
Natureza de despesa
Recurso Financeiro Prefeitura
Sistema/plataforma protocolo on-line - R$41.800,00/ano

Recursos Econômicos
Material identidade visual - R$ 4.000,00 - Secretaria de Governo
Material informativo - R$3.000,00 - Secretaria de Governo
Capacitações - R$3.100,00 - AFEPON

Orçamento:

Natureza de despesa Recurso
Financeiro Prefeitura
Sistema/plataforma protocolo on-line - R$41.800,00/ano

Recursos Econômicos
Material identidade visual - R$ 4.000,00 - Secretaria de Governo
Material informativo - R$3.000,00 - Secretaria de Governo
Capacitações - R$3.100,00 - AFEPON

Beneficiários Diretos:

Os beneficiários diretos são compostos por pessoas físicas e jurídicas que demandam dos serviços ofertados pela Prefeitura Municipal de Ponta Grossa, assim como Autarquias e Fundações, sejam informações, solicitações, reclamações ou sugestões. Quaisquer protocolos de serviços que tenham interface com a administração pública municipal poderão ser abertos através da plataforma digital
Considerando-se que a havia uma média de 80.000 atendimentos realizados presencialmente, os usuários beneficiados diretamente foram aqueles que possuem acesso à canais digitais.
Em justaposto, os servidores municipais também são beneficiários, levando-se em consideração que com a redução dos atendimentos presenciais conseguiram agilizar os encaminhamentos necessários aos processos e aplicar seus esforços de trabalho a outras demandas que porventura, anteriormente não podiam se dedicar.

Beneficiários Indiretos:

O Governo Sem Papel possibilita que usuários, que precisem de interface com a Prefeitura de Ponta Grossa, como exemplo, fornecedores que ganharam licitações, empresas que estejam prospectando investimentos na cidade, pessoas que necessitem de informações ou solicitações, possam acessar aos serviços diretamente da sua localidade, sem necessidade de deslocamento, promovendo uma jornada autônoma da qual são beneficiários.

Resultados:

A partir da consecução dos objetivos realizados apresentam-se os resultados obtidos categorizados nas três fases em que o projeto foi desenvolvido para facilitar a compreensão.

Fase I
Foi possível, através da análise de indicadores, os primeiros resultados alcançados na primeira fase da implantação do projeto piloto do ITBI on-line, rendo-se um incremento de 11,8% na receita advinda do ITBI do ano de 2020 comparado ao ano de 2019. Vale ressaltar que, mesmo em meio à pandemia no ano de 2020, houve aumento de receita do ITBI, sendo este um resultado do trabalho realizado para que o cidadão pudesse solicitar o serviço através de uma plataforma digital, não precisando se deslocar até a praça de atendimento no paço Municipal.
Analisando os indicadores de atendimentos realizados de forma on-line e presencial realizados na fase I do projeto piloto, foi possível verificar que, em 2020, houve redução do número de protocolos abertos presencialmente, indicando, consequentemente, a diminuição também do atendimento presencial para esse tipo de protocolo. Foram abertos 5.071 protocolos on-line, um número substancial comparado aos 7.349 protocolos abertos de maneira física através da praça de atendimento. Essas guias de ITBI on-line representaram mais de 44 milhões de reais arrecadados pela prefeitura no ano de 2020, sendo 40% das guias solicitadas por protocolo on-line e 60% através de atendimento presencial.
Além disso, comparando os seis primeiros meses de 2020 e 2021 observou-se um aumento médio mensal de 45,22% de arrecadação do ITBI. Os dados podem ser consultados no anexo VI.

Fase II
Os resultados dessa fase puderam ser analisados também através dos indicadores de número de protocolos abertos via online e presencial, sendo possível verificar o aumento significativo de protocolos abertos pela plataforma on-line.
Em 2019 o CTM - Cadastro Técnico Municipal teve um total de 32.372 processos tramitando, entre processos exclusivos e processos que passaram pelo setor solicitando alguma informação. Já em 2020, houve um total de 28.337 processos, onde foram 27.664 físicos e 673 digitais.
Em 2021, analisando o primeiro semestre, nota-se um aumento substancial dos processos abertos pela plataforma digital, um total de 21.370, sendo que 4.242 foram físicos e 17.128 foram on-line.

Fase III
Com a instituição do ‘Governo sem papel’, mais de 400 serviços passaram a ser ofertados de forma online para o cidadão, que pode agora realizar suas solicitações e protocolos à distância. Somente em 2021, mais de 41 mil processos físicos tramitaram na Prefeitura, o que representa mais de 1 milhão de folhas de papel impressas.
No primeiro mês do lançamento do protocolo digital, de 08 de junho a 08 de julho de 2021 foram abertos 1375 protocolos externos, e 3449 protocolos abertos de maneira digital pela Praça de Atendimento. Alcançou no primeiro mês um resultado expressivo 40% dos processos abertos externamente, diretamente pelo usuário sem a necessidade do atendimento da praça.
Com a transformação digital a prefeitura poderá observar ao longo do desenvolvimento do Governo sem papel a redução de seus custos substancialmente além de reduzir o tempo gasto pelo usuário e reduzir a demanda de serviços dos servidores, podendo estes investir o tempo em outras atividades.
Além disso, utilizando uma plataforma digital para que os cidadãos possam realizar a abertura de protocolos on-line, torna-se possível avaliar a eficiência operacional da Prefeitura podendo acompanhar e gerar indicadores que poderão ser utilizados em tomadas de decisão.

Documentos Anexados:

- ANEXO I - PERSONAS PMPG.pdf

- ANEXO II - GOVERNO SEM PAPEL - REUNIÃO SECRETARIAS.pdf

- ANEXO III - LANÇAMENTO GOVERNO SEM PAPEL - RESULTADOS.pdf

- ANEXO IV - DECRETO Nº 19.106, DE 07.06.2021.pdf

- Prefeitura moderniza atendimento ao cidadão e institui Governo sem Papel _ Prefeitura Municipal de Ponta Grossa.pdf

- “Governo Sem Papel” vai agilizar o atendimento pela Prefeitura de PG – Política em Destaque.pdf

- Cerca de 80% dos processos da Prefeitura de PG passam a ser on-line.pdf

- ITBI Online é um avanço para setor da construção em PG, aponta APC _ Correio dos Campos - Notícias dos Campos Gerais.pdf

- ITBI Online vai agilizar processo de registro de imóveis _ Prefeitura Municipal de Ponta Grossa.pdf

- Prefeitura lança ITBI online - dcmais.pdf

- População pode solicitar a revisão do IPTU 2020 em sistema online.pdf

- Prefeitura de Ponta Grossa cria plataforma para pedidos de revisão de valores do IPTU _ Campos Gerais e Sul _ G1.pdf