Durante o esboço do Programa Marialva Compra em 2017, primeiramente, antes de chegar de modo efetivo ao público externo, ou seja, até o fornecedor local, a Secretaria de Administração elaborou um planejamento estratégico identificando as possíveis falhas processuais internas, pelo qual resultou em:
• Não havia nenhuma pessoa responsável formalmente pela elaboração dos processos relacionados a Compras Públicas nos departamentos, acumulando-se as atividades pertinentes exclusivamente no Departamento de Licitação, em divergência ao princípio da segregação de funções.
• Até 2017, todos os procedimentos eram elaborados manualmente, redigidos via Word e Excel ou até mesmo de próprio punho muitas vezes. Deste modo, gerava-se uma grande demanda de processos repetidos no mesmo ano para secretarias distintas e compras desorganizadas.
• Até 2017, somente os funcionários do Departamento de Licitação tinham conhecimento das etapas dos processos, ou seja, os funcionários das secretarias que requisitam as compras, até então, não tinham compreensão de como funcionava o processo licitatório, desde o seu planejamento até sua execução.
• Com a falta de conhecimento do processo e da lei de licitações, cada secretaria fazia o processo do seu jeito, algumas mais elaboradas, outras nem tanto.
• Uma dificuldade enfrentada por todas as secretarias era conseguir orçamentos para a abertura dos processos, visto que sua obtenção era feita exclusivamente via fornecedor direto, muitas vezes solicitado por várias secretarias simultaneamente para o mesmo fornecedor, retardando sua coleta e atrasando praticamente todos os processos licitatórios. Com isso, o risco de se ter licitações superfaturadas por orçamentos superestimados era considerável.
• O Termo de Referência (ferramenta essencial de planejamento que deve conter todos os elementos necessários para uma licitação específica, ou seja, que define todos os seus critérios) era elaborado somente no Departamento de Licitação, resultando em aquisições muito abaixo das esperadas pelas secretarias para onde o produto ou serviço era destinado.
• O planejamento das licitações não era realizado, sendo estas apenas repetidas ano após ano.
• Não havia controle de saldo dos itens licitados, gerando licitações repetidas todo ano, além de muito retrabalho.
• Diversas licitações repetidas eram realizadas todo ano.
• O recebimento dos produtos/serviços era realizado sem um padrão definido, e muitas vezes os servidores responsáveis não tinham pleno domínio das maneiras corretas para se receber, causando diversos problemas.
• O banco de cadastro de itens da Prefeitura tinha aproximadamente 100 mil registrados, de forma repetida e genericamente especificada, sendo praticamente impossível a sua utilização correta.
• Pouca participação de empresas da cidade nas licitações da Prefeitura.

O Programa Marialva Compra é uma Política Pública do atual Governo Municipal que visa valorizar os empresários locais, gerando renda e mais empregos na cidade, por meio do incentivo à sua participação nas Compras Públicas do Município.
Os processos das Compras Públicas da Prefeitura de Marialva, que objetivam a aquisição de bens e contratação de serviços, giram em torno de R$ 60 milhões por ano. Assim, no aspecto de poder financeiro, a Compra Pública Marialvense é claramente uma alternativa rentável de negócio para as empresas da cidade que desejam potencializar os seus ganhos.
Neste sentido, lançado em setembro de 2018 pelo Governo Municipal, por meio da Secretaria de Administração, o Programa Marialva Compra consiste em estimular a economia local, gerando renda e mais empregos, por meio das Compras Públicas. Consequentemente, as empresas da cidade terão mais segurança, competitividade justa e sucesso neste próspero mercado.
Durante o esboço do Programa Marialva Compra em 2017, primeiramente, antes de chegar de modo efetivo ao público externo, ou seja, até o fornecedor local, a Secretaria de Administração elaborou um planejamento estratégico identificando as possíveis falhas processuais internas. O seu objetivo foi melhorar a sua metodologia de trabalho, sobretudo em relação à desarmônica distribuição de pessoal para os procedimentos e elaboração manual de documentos que podiam ser emitidos via sistema.
As estratégias citadas visavam primordialmente organizar os setores da Prefeitura de Marialva envolvidos com as Compras Públicas e desburocratizar todo o processo, tornando-o mais ágil e eficiente, resultando em aquisição de bens e contratação de serviços com melhor qualidade.
No início de 2018, após o planejamento estratégico, com o qual foram identificados os empecilhos processuais que retardavam a efetividade das Compras Públicas, várias ações foram e estão sendo colocadas em prática para atingir os objetivos traçados, tais como:
 Não havia nenhuma pessoa responsável formalmente pela elaboração dos processos relacionados a Compras Públicas nos departamentos, acumulando-se as atividades pertinentes exclusivamente no Departamento de Licitação, em divergência ao princípio da segregação de funções. Assim sendo, foi determinada a identificação e indicação dos responsáveis pela realização dos procedimentos de cada secretaria, disseminando os trabalhos e tornando a sua conclusão mais breve;
 Até 2017, todos os procedimentos eram elaborados manualmente, redigidos via Word e Excel ou até mesmo de próprio punho muitas vezes. Deste modo, gerava-se uma grande demanda de processos repetidos no mesmo ano para secretarias distintas e compras desorganizadas. À vista disso, foi implantada a informatização em todas as secretarias com um Sistema de Gestão em Compras, Licitação e Contratos, organizando os procedimentos das secretarias e dando maior transparência, celeridade e eficiência aos processos;
 Até 2017, somente os funcionários do Departamento de Licitação tinham conhecimento das etapas dos processos, ou seja, os funcionários das secretarias que requisitam as compras, até então, não tinham compreensão de como funcionava o processo licitatório, desde o seu planejamento até sua execução. Desta maneira, no mesmo ano, foi implantado um Programa de Capacitação Continuada para todos os funcionários envolvidos com as compras do Município, quando estes receberam cursos de Planejamento, Licitações, Formação de Preços, Liderança, Utilização de Sistemas, entre outros temas, organizados pelo SEBRAE e pelo Tribunal de Contas do Estado do Paraná;
 Com a falta de conhecimento do processo e da lei de licitações, cada secretaria fazia o processo do seu jeito, algumas mais elaboradas, outras nem tanto. Desta maneira, foi emitida a Instrução de Serviço nº 01/2018 pela Secretaria de Administração, padronizando as rotinas de trabalho de todas as secretarias na área de compras, apontando o passo a passo de cada estágio do processo com a sua devida justificativa legal (o porquê de se fazer aquela etapa);
 Uma dificuldade enfrentada por todas as secretarias era conseguir orçamentos para a abertura dos processos, visto que sua obtenção era feita exclusivamente via fornecedor direto, muitas vezes solicitado por várias secretarias simultaneamente para o mesmo fornecedor, retardando sua coleta e atrasando praticamente todos os processos licitatórios. Com isso, o risco de se ter licitações superfaturadas por orçamentos superestimados era considerável. Sendo assim, foi criada a Central de Compras para obtenção e formulação dos Preços de Referência e agrupamento das licitações, ou seja, agora, há uma equipe responsável por captar as cotações de maneira mais rápida e eficaz, utilizando-se do Sistema Banco de Preços, contratado pela Prefeitura de Marialva; Editais de outros processos licitatórios; Aplicativo Menor Preço – Nota Paraná; e Cotação Direta com o Fornecedor, essa em último caso para certas ocasiões, tornando esse processo mais rápido e eficiente, impactando diretamente na economicidade das licitações;
 O Termo de Referência (ferramenta essencial de planejamento que deve conter todos os elementos necessários para uma licitação específica, ou seja, que define todos os seus critérios) era elaborado somente no Departamento de Licitação, resultando em aquisições muito abaixo das esperadas pelas secretarias para onde o produto ou serviço era destinado. Assim, foi descentralizada a elaboração do Termo Referência, agora emitido pelas secretarias que necessitam dos produtos e serviços, resultando em aquisições e contratações com qualidade superior;
 O planejamento das licitações não era realizado, sendo estas apenas repetidas ano após ano. Assim, foi criado o Calendário Anual de Licitações, que consiste no planejamento do ano de licitações, tanto para as secretarias se organizarem previamente quanto para os fornecedores se programarem melhor;
 Não havia controle de saldo dos itens licitados, gerando licitações repetidas todo ano, além de muito retrabalho. Com isso, foram criados os Centros de Custo no Sistema de Informação por departamento, ocasionando um controle fidedigno do que é consumido por cada local, já pensando nas futuras licitações e uma melhor aplicação dos recursos públicos;
 Diversas licitações repetidas eram realizadas todo ano. Hoje, as licitações de mesmo objeto são realizadas unificadamente, por meio do planejamento integrado pelos representantes das secretarias municipais, diminuindo assim os custos da administração na realização dos mesmos processos paralelamente por diversos locais;
 Participação expressiva dos servidores municipais no maior Programa em Governança Municipal do Brasil: especialização inédita promovida pela “Paraná Infoco”, desenvolvido pela Itaipu em convênio com o PTI - Parque Tecnológico Itaipu;
 O recebimento dos produtos/serviços era realizado sem um padrão definido, e muitas vezes os servidores responsáveis não tinham pleno domínio das maneiras corretas para se receber, causando diversos problemas. Em consequência, foi criada uma Comissão, por meio de Portaria, para recebimento de mercadorias de maneira uniforme;
 O banco de cadastro de itens da Prefeitura tinha aproximadamente 100 mil registrados, de forma repetida e genericamente especificada, sendo praticamente impossível a sua utilização correta. Assim, foi zerado esse banco de dados e foram recadastrados todos os itens, com descrições mais completas e objetivas. Atualmente, aproximadamente 7 mil itens estão cadastrados, agora de maneira correta.
As projeções do Programa são:
 Programa de capacitação contínua aos funcionários públicos e às empresas locais nas áreas de compras e licitação, sendo uma das prioridades do atual Governo;
 Atingir 70% de participação das empresas locais nas licitações;
 Melhorar continuamente os processos licitatórios;
 Disponibilizar o “Portal Marialva Compra”;
 Implantar o Almoxarifado Central;
 Criar espaço de atendimento exclusivo para empresas locais;
 Cadastrar as empresas locais para recebimento dos editais via e-mail;
 Efetuar parceria com universidades para possíveis projetos de pesquisa em Gestão de Compras Públicas;
 Regulamentar o Programa Marialva Compra como uma Política Pública;
 Transformar-se em referência estadual em Compras Públicas entre os municípios de até 50 mil habitantes.
 Divulgação didática e contínua, por meio audiovisual, de como funciona a preparação de uma licitação, além do esclarecimento de possíveis mitos.

Gerais:

Valorizar os empresários locais, gerando renda e mais empregos na cidade, por meio do incentivo à sua participação nas Compras Públicas do Município, bem como melhorar as rotinas internas de trabalho.

Específicos:

• Melhorar a metodologia de trabalho, sobretudo em relação à desarmônica distribuição de pessoal para os procedimentos e elaboração manual de documentos que podiam ser emitidos via sistema.
• Qualificar todos os servidores envolvidos nos processos.
• Organizar os setores da Prefeitura de Marialva envolvidos com as Compras Públicas e desburocratizar todo o processo, tornando-o mais ágil e eficiente, resultando em aquisição de bens e contratação de serviços com melhor qualidade.
• Aumentar o número de participantes locais nas licitações municipais.

Metas a atingir:

• Programa de capacitação contínua aos funcionários públicos e às empresas locais nas áreas de compras e licitação, sendo uma das prioridades do atual Governo.
• Atingir 70% de participação das empresas locais nas licitações.
• Melhorar continuamente os processos licitatórios.
• Disponibilizar o “Portal Marialva Compra”.
• Implantar o Almoxarifado Central.
• Criar espaço de atendimento exclusivo para empresas locais.
• Cadastrar as empresas locais para recebimento dos editais via e-mail.
• Efetuar parceria com universidades para possíveis projetos de pesquisa em Gestão de Compras Públicas.
• Regulamentar o Programa Marialva Compra como uma Política Pública.
• Transformar-se em referência estadual em Compras Públicas entre os municípios de até 50 mil habitantes.
• Divulgação didática e contínua, por meio audiovisual, de como funciona a preparação de uma licitação, além do esclarecimento de possíveis mitos.

Físico:

2018: Sistema Banco de Preços;
2019: Sistema Banco de Preços;
2020: Sistema Banco de Preços;
2020: Aquisição de material gráfico impresso para o lançamento do evento;
2020: Contratação do Sistema 1Doc para tramitação eletrônica das licitações na fase interna.

Financeiro:

Aquisição do Sistema Banco de Preços, no valor anual de R$ 5.990,00.
Aquisição de material gráfico impresso (cartilhas e pastas) para divulgação do Programa Marialva Compra no comércio local, no valor de R$ 3.249,90.
Contratação do Sistema 1Doc para tramitação eletrônica entre setores durante a fase interna das licitações, eliminando-se o uso de papel impresso, no valor de R$ 20.608,00.

Orçamento:

Contratação do Sistema Banco de preços, no valor de R$ 17.970,00.
Aquisição de material gráfico impresso (cartilhas e pastas) para divulgação do Programa Marialva Compra no comércio local, no valor de R$ 3.249,90.
Contratação do Sistema 1Doc para tramitação eletrônica entre setores durante a fase interna das licitações, eliminando-se o uso de papel impresso, no valor de R$ 20.608,00.
Valor total do projeto:

Beneficiários Diretos:

270 empresários dos mais diversos ramos de atividade de Marialva.

Beneficiários Indiretos:

Mais de 4050 empresas, conforme banco municipal de cadastro.

Resultados:

• Capacitação de todos os servidores envolvidos em compras públicas (https://www.marialva.pr.gov.br/index.php?sessao=b054603368vfb0&id=1381533&id_secretaria=3333);
• Reuniões preparatórias com empresários locais por ramo de atividade anteriormente à realização da licitação (https://www.marialva.pr.gov.br/index.php?sessao=b054603368vfb0&id=1385985);
• Capacitação aos empresários locais (https://www.marialva.pr.gov.br/index.php?sessao=b054603368vfb0&id=1386111);
• Entrevistas nas mídias regionais para explicar o Programa (https://www.facebook.com/radiocbnmaringa/videos/219462009191754/);
• Recebimento de delegações de outras Prefeituras para conhecer o Programa em Marialva (https://www.marialva.pr.gov.br/index.php?sessao=b054603368vfb0&id=1400417);
• Inovação nas licitações municipais para fomentar a economia e dar maior transparência ao mesmo tempo, como por exemplo informatização e credenciamento de postos para fornecimento de combustível, via tag (https://www.marialva.pr.gov.br/index.php?sessao=b054603368vfb0&id=1404104);
• Palestras pelos servidores marialvenses em várias outras cidades para explicar o Programa Marialva Compra como exemplo de sucesso (https://www.marialva.pr.gov.br/index.php?sessao=b054603368vfb0&id=1400288);
• Transformação do Programa Marialva Compra em lei, tornando-o oficialmente uma Política Pública na cidade (https://www.marialva.pr.gov.br/index.php?sessao=b054603368vfb0&id=1404107);
• Evento de lançamento do Programa Marialva Compra com os empresários locais (https://www.marialva.pr.gov.br/index.php?sessao=b054603368vfb0&id=1406277);

Documentos Anexados:

- CARTILHA MARIALVA COMPRA VERSÃO FINAL.pdf