2019 - a vida atribulada dos cidadãos, a evolução tecnológica atrelada ao meio ambiente sustentável, tudo seguindo seu curso normal.
2020 - o normal se transforma e conhecemos a pandemia. Todos tirando o pé do acelerador, porém, a Administração Pública tem que seguir seu rumo e se adequar ao novo, que é desconhecido.
E nessa adequação, saiu na frente àqueles Municípios que já tinham na veia um impulso empreendedor, que sempre buscaram a criatividade, a inovação e a transparência de suas ações.
Nesse contexto, a Gestão Municipal de Piraquara reafirmou e consolidou a importância de inovar, de constantemente buscar novas tecnologias, que melhorassem e aperfeiçoassem a dinâmica de trabalho dos servidores e o dia a dia de toda a sociedade,
Assim, o sistema de tramitação eletrônica de documentos, implantado no final de 2018, na Prefeitura de Piraquara, se tornou um serviço muito mais eficiente e necessário em tempos de pandemia. Pois, o cidadão, que antes tinha que se deslocar para fazer a solicitação de um serviço, passou a fazer seu Protocolo e/ou Ouvidoria eletronicamente, sem ter que sair de sua casa e podendo acompanhar toda a tramitação do seu pedido.
Cabe ressaltar que a Administração de Piraquara, seguindo orientações das organizações de saúde, alterou sua forma de atendimento, oscilando entre presencial, não presencial, sempre visando proteger seus servidores e cidadãos, o que fez o Sistema ser imprescindível. Além disso, o sistema de tramitação eletrônica continuou apresentando sua eficiência quando os servidores passaram a exercer o teletrabalho e/ou home office. Período, esse, que os trabalhos da Piraquara continuaram, sem nunca deixar de atender o cidadão, que além do sistema que tem disponível, também contou com o atendimento telefônico, mesmo daqueles servidores que estavam em home office.
A Prefeitura não parou! A transparência de todos seus atos sempre foi demonstrada com efetividade, garantindo um serviço transparente, com eficiência, com segurança tanto para servidores, quanto para cidadãos, consolidando o fato de que a Administração Pública de Piraquara, sempre trilhou no caminho correto e transparente.
Tanto é que Piraquara ficou em 1º lugar entre os 29 municípios da Região Metropolitana de Curitiba no ranking dos portais da transparência, publicado pelo Tribunal de Contas do Paraná. A classificação foi divulgada pelo órgão fiscalizador no dia 27 de maio, com base no Índice de Transparência da Administração Pública (ITP) de cada prefeitura. Na classificação geral, entre os 399 municípios, Piraquara ficou na 16ª colocação.
Ações que demonstram o respeito pelo cidadão, por seus servidores e a busca permanente por uma Administração Pública eficiência, transparente e com qualidade.

O sistema de tramitação eletrônica de documentos vêm de encontro com os princípios da economicidade, eficiência, transparência e segurança da Administração Municipal, além de proporcionar o fácil acesso de todos os cidadãos e demais entidades aos serviços oferecidos pela Gestão Municipal, por ser um sistema 100% web. Além, de se adequar às recomendações das organizações mundiais de saúde, para o acesso, o cidadão ou servidor não precisam do contato presencial.
O cidadão ou instituição/órgão acessa o site do Município de Piraquara, de forma muito intuitiva registra seus dados pessoais, e-mail, número de telefone e pode protocolar seu pedido ou um tema relacionado à Ouvidoria (Atendimento). Os assuntos já estão cadastrados no sistema e o direcionamento também, assim o protocolo ou atendimento, ao ser registrado vai para o setor responsável, automaticamente.
Quando ocorre o trâmite da solicitação, o cidadão recebe uma notificação no e-mail e/ou por SMS de que ocorreu uma nova atualização em sua solicitação. Assim, tem um alerta para acessar seu protocolo/atendimento.
Por ser via web, o cidadão pode protocolar seu pedido em qualquer horário, não existindo mais a necessidade de se direcionar à sede do Município, além de poder anexar documentos necessários para a demanda. Mas, caso o cidadão não tenha acesso à internet ou queira fazer seu protocolo ou atendimento, basta dirigir-se a qualquer unidade do Município, que um servidor poderá registrar sua demanda.
Cabe frisar, que ao protocolar uma solicitação, quando o assunto exige a apresentação de documentos, estes já estão descritos e basta o contribuinte anexar. Além disso, dependendo da demanda a solicitação já vem georreferenciada.

Gerais:

Facilitar e ampliar o acesso aos serviços que o Executivo Municipal oferece aos cidadãos e demais órgãos que necessitem de interação com o Município. Proporcionando, assim, a Modernização da Administração Municipal, com transparência, eficiência, economicidade e rapidez no atendimento, além da segurança de que a solicitação de todos será tramitada, sem o risco da demanda ser extraviada ou ficar sem uma resposta, priorizando os protocolos recomendados em períodos de pandemia.
Além de garantir a segurança de todos, diante deste momento de pandemia.

Específicos:

 Facilitar o acesso de todos os cidadãos aos serviços oferecidos;
 Eficiência, agilidade na tramitação, fator esse que pode ser aferido pelo sistema.
 Transparência no acompanhamento das demandas;
 Segurança em relação à saúde de todos, devido ao período de pandemia;
 Segurança com os documentos, diante da não possibilidade de extravio;
 Redução de gastos públicos com a utilização de papel e impressões, o que vem de encontro com as necessidades para a geração de um meio ambiente equilibrado e sustentável, além de diminuir a manutenção de equipamentos;
 Economia constituída em escala, reduzindo gastos com combustível, manutenção de veículos, porque antes era preciso deslocar um servidor para levar documentos de um órgão para outro ou mesmo de um setor do município para outro, pois a extensão territorial é significativa e diversos setores, como escolas, unidades de saúde estão mais distantes da área central.

Metas a atingir:

Fazer com que todos os documentos que tramitem dentro da Administração Municipal ocorram de forma eletrônica. Para isso, é necessária a análise, criação de procedimentos para alguns serviços, através de Leis, Decretos, Portarias. Inicialmente, o município instituiu a comunicação eletrônica no seu âmbito através de Decreto nº 7094/2018.
Porém, é preciso também a orientação ao público externo sobre a utilização do sistema, fato que vem ocorrendo através de ações de divulgação realizadas pela Secretaria de Comunicação.
Divulgação que foi intensificada nesse período de pandemia e que gerou um expressivo resultado positivo. Pois, os serviços não deixaram de ser solicitados e nem de serem realizados.
Dentre as metas primordiais estão o conhecimento de todos em relação a utilização do sistema, a transparência, a economia e a eficiência atrelada à segurança na guarda eletrônica de todos os documentos e seus trâmites, assim como, a segurança à saúde de todos e a preservação à vida.
A classificação em primeiro lugar, dentre os municípios da Região Metropolitana, no portal da transparência, ratificam que a Gestão de Piraquara cumprindo sua obrigação.

Físico:

O sistema iniciou com treinamento dos servidores, os quais são orientados constantemente com procedimentos adequados no Sistema, bem como, com atualizações e inovações;
Após, esta etapa, foi implementada a divulgação para o usuário externo. Cabe ressaltar, que desde a implantação do Sistema, ele já estava disponível para o usuário externo. Porém, devido a esse período de pandemia, a Gestão priorizou a divulgação e orientação para que todos os cidadãos utilizassem o sistema, fato que vem ocorrendo de forma efetiva e eficiente.

Financeiro:

Valor Global: R$ 140.983,29 – vinculado ao número de usuários (Até 600 usuários, no valor unitário de R$ 19,58 (valor mensal R$ 11.748,50)

Orçamento:

Prestação de serviço de locação de sistema para gestão eletrônica de documentos, elaboração, tramitação, certificação eletrônica, controle de atendimento de demandas internas e externas, contendo os módulos: memorando eletrônico, ouvidoria, protocolo, parecer, intimação, ofício e pauta de reunião, despachos internos e externos, pareceres técnicos e jurídicos e afins – Valor Global: R$ 140.983,29

Beneficiários Diretos:

Servidores Públicos Municipais cadastrados no Sistema.

Beneficiários Indiretos:

Todos os cidadãos e demais órgãos externos.

Resultados:

O sistema apresenta, automaticamente, os índices de trabalho de cada setor, mostrando o número de engajamento (demandas lidas/acessadas em cada setor); eficiência (porcentagem de demandas resolvidas) e a qualidade (média de 0 a 100 avaliações recebidas), como já citado.
Cabe esclarecer que, antes da implantação da tramitação eletrônica, não era possível mensurar o número exato de documentos recebidos, tempo de resolução, acompanhamento dos servidores que atuaram em cada demanda e muito menos a transparência de como os assuntos eram tratados.
Com a implantação do sistema eletrônico cada demanda pode ser conferida, desde a data e horário de seu protocolo até o seu arquivamento. Todas as ações podem ser acompanhadas desde conteúdo, tempo e atores envolvidos.

Documentos Anexados:

- Atendimento Online 1Doc - baixa resolução.mp4