Com a vida atribulada dos cidadãos no dia-a-dia, com a evolução tecnológica atrelada ao meio ambiente sustentável, o Município de Piraquara, observando as dificuldades de acesso aos serviços públicos, buscou um sistema que unisse essas três características, dentre outras, que serão demonstradas, para implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos.
Até o dia 26 de novembro de 2018, para fazer qualquer solicitação, o cidadão do Município ou de outra localidade tinha que se deslocar, em horário comercial, até à Prefeitura para fazer seu protocolo e para obter a resposta, novamente, tinha que se dirigir à sede, gerando assim dispêndio de tempo e demais recursos necessários para o seu deslocamento, sem a certeza de que a demanda já estaria resolvida ou ao menos com uma reposta.
Observando essa limitação, o Município passou a pesquisar a viabilidade de implantar um serviço eletrônico que atendesse essa necessidade, além de garantir o acesso à todos os cidadãos com eficiência, transparência e agilidade. Assim, o público a ser beneficiado seria todo aquele que tivesse alguma demanda para com a Administração Pública Municipal (Poder Executivo).
Além disso, a dificuldade em manter um arquivo físico para todos os serviços realizados, também se tornou um ponto fundamental para ser atrelado na busca deste novo serviço. Pois, com a viabilidade da tramitação eletrônica, a Administração Municipal deixaria de juntar documentos físicos, também teria fácil acesso à busca por documentos no sistema, além da garantia de que os mesmos não correriam o risco de serem extraviados.
Portanto, diante da dificuldade de acesso dos cidadãos, de espaço físico para arquivos e da garantia da guarda de tais documentos, a Administração Municipal buscou um meio para minimizar essas dificuldades e trazer outros benefícios, como a eficiência, agilidade, transparência e economicidade.

O sistema eletrônico de tramitação de documentos, implantado em 26/11/2018, no Município de Piraquara vêm de encontro com os princípios da economicidade, eficiência, transparência e segurança da Administração Municipal, além de proporcionar o fácil acesso de todos os cidadãos e demais entidades aos serviços oferecidos pela Gestão Municipal, por ser um sistema 100% web.
O cidadão ou instituição/órgão acessa o site do Município de Piraquara, de forma muito intuitiva registra seus dados pessoais, e-mail, número de telefone e pode protocolar seu pedido ou um tema relacionado à Ouvidoria (Atendimento). Os assuntos já estão cadastrados no sistema e o direcionamento também, assim o protocolo ou atendimento, ao ser registrado vai para o setor responsável, automaticamente.
Quando ocorre o trâmite da solicitação, o cidadão recebe uma notificação no e-mail e/ou por SMS de que ocorreu uma nova atualização em sua solicitação. Assim, tem um alerta para acessar seu protocolo/atendimento.
Por ser via web, o cidadão pode protocolar seu pedido em qualquer horário, não existindo mais a necessidade de se direcionar à sede do Município, além de poder anexar documentos necessários para a demanda. Mas, caso o cidadão não tenha acesso à internet ou queira fazer seu protocolo ou atendimento, basta dirigir-se a qualquer unidade do Município, que um servidor poderá registrar sua demanda. Pois, o PROTOCOLO GERAL, antes do sistema, funcionava na sede do município (local físico). Hoje, as Secretarias que estão fora da sede também podem abrir protocolos. Devido ao fato de ser eletrônico, há somente um protocolo geral (via web).
Cabe frisar, que ao protocolar uma demanda, quando o assunto exige a apresentação de documentos, estes já estão descritos e basta o contribuinte anexar. Além disso, dependendo da demanda a solicitação já vem georreferenciada.

Gerais:

Facilitar e ampliar o acesso aos serviços que o Executivo Municipal oferece aos cidadãos e demais órgãos que necessitem de interação com o Município. Proporcionando, assim, a Modernização da Administração Municipal, com transparência, eficiência, economicidade e rapidez no atendimento, além da segurança de que a solicitação de todos será tramitada, sem o risco da demanda ser extraviada ou ficar sem uma resposta.

Específicos:

Com a operacionalização do sistema de tramitação eletrônica de documentos, além das finalidades já descritas como o fácil acesso aos serviços oferecidos, também prima-se pela redução de gastos públicos com a utilização de papel e impressões, o que vem de encontro com as necessidades para a geração de um meio ambiente equilibrado e sustentável.
Cabe mencionar que a economicidade é constituída em escala. Pois, com a implantação do sistema eletrônico para a tramitação de documentos, o Município reduziu os gastos com combustível, manutenção de veículos, porque antes era preciso deslocar um servidor com veículos para levar documentos de um órgão para outro ou mesmo de um setor do município para outro, pois a extensão territorial é significativa e diversos setores, como escolas, unidades de saúde estão mais distantes da área central.
A tramitação eletrônica também vem de encontro com um ponto de fundamental relevância, que é o número de servidores municipais. Pois, o total de servidores do Município não é o ideal para a demanda que existe, sendo assim, aqueles que atendiam no protocolo geral, hoje podem contribuir em outros setores. Como exemplo, podemos citar os motoristas que trabalhavam com a distribuição de malotes e já estão atuando em outras demandas, vindo suprir a necessidade de outras áreas, para as quais são competentes.
Assim, o fato de ser eletrônica a tramitação, há a economia no gasto com a aquisição de papel, como na impressão, diminuindo também a manutenção de equipamentos. Além, da agilidade na tramitação, fator esse que pode ser aferido pelo sistema.

Metas a atingir:

Fazer com que todos os documentos que tramitem dentro da Administração Municipal ocorram de forma eletrônica. Para isso, é necessária a análise, criação de procedimentos para alguns serviços, através de Leis, Decretos, Portarias. Inicialmente, o município instituiu a comunicação eletrônica no seu âmbito através de Decreto nº 7094/2018.
Porém, é preciso também a orientação ao público externo sobre a utilização do sistema, fato que vem ocorrendo através de ações de divulgação realizadas pela Secretaria de Comunicação e também pelos próprios servidores que fazem no “atendimento pessoal”, o registro da abertura de demandas pelos munícipes ou demais entidades.
Cabe frisar que órgãos municipais, como o Poder Judiciário, Ministério Público já se comunicam com o Executivo Municipal através do sistema eletrônico, além de outras secretarias de Estado.
Assim, dentre as metas primordiais estão o conhecimento de todos em relação a utilização do sistema, a transparência, a economia e a eficiência atrelada à segurança na guarda eletrônica de todos os documentos e seus trâmites.

Físico:

Tendo em vista ser uma mudança significativa na forma de trabalhar, a Administração Municipal optou por capacitar os servidores municipais, que estão utilizando os Sistema, adequá-lo de acordo com as necessidades do Município. Ação que já consideramos estar com um expressivo índice de aproveitamento. Pois, o próprio sistema aponta os índices de utilização do sistema, como eficiência, engajamento e qualidade.
Após, esta etapa, está sendo implementada a divulgação para o usuário externo. Cabe ressaltar, que desde a implantação do Sistema, ele já estava disponível para o usuário externo, porém, agora o município está iniciando os trabalhos para que todos conheçam a ferramenta que está disponível via web.
Cabe ressaltar que, mesmo o Município não tendo realizado campanha institucional para a utilização do sistema, este já vem sendo utilizado expressivamente pela população, como pode ser verificado nos relatórios anexos, que ratificam a interação entre o serviço público e o munícipe com o sistema 1DOC.

Financeiro:

Valor Global: 136.800,00 – vinculado ao número de usuários (Até 600 usuários, no valor unitário de R$ 19,00 (valor mensal R$ 11.400)
Prazo de Vigência: 12 (doze) meses a partir da data de assinatura do Contrato: 20/11/2018, podendo ser prorrogado, nos termos do artigo 57, inciso IV, da Lei Federal nº 8.666/93

Orçamento:

Prestação de serviço de locação de sistema para gestão eletrônica de documentos, elaboração, tramitação, certificação eletrônica, controle de atendimento de demandas internas e externas, contendo os módulos: memorando eletrônico, ouvidoria, protocolo, parecer, intimação, ofício e pauta de reunião, despachos internos e externos, pareceres técnicos e jurídicos e afins – Valor Global: R$ 136.800,00

Beneficiários Diretos:

Servidores Públicos Municipais cadastrados no Sistema.

Beneficiários Indiretos:

Todos os cidadãos e demais órgãos externos.

Resultados:

O sistema apresenta, automaticamente, os índices de trabalho de cada setor, mostrando o número de engajamento (demandas lidas/acessadas em cada setor); eficiência (porcentagem de demandas resolvidas) e a qualidade (média de 0 a 100 avaliações recebidas), como já citado.
Cabe esclarecer que, antes da implantação da tramitação eletrônica, não era possível mensurar o número exato de documentos recebidos, tempo de resolução, acompanhamento dos servidores que atuaram em cada demanda e muito menos a transparência de como os assuntos eram tratados.
Com a implantação do sistema eletrônico cada demanda pode ser conferida, desde a data e horário de seu protocolo até o seu arquivamento. Todas as ações podem ser acompanhadas desde conteúdo, tempo e atores envolvidos.

Documentos Anexados:

- PGP - RELATÓRIOS DO SISTEMA 31-07.pdf