ALMOXARIFADO CENTRAL – EFICIÊNCIA NA GESTÃO DE ESTOQUES
Ano / Edição: 2017
Município: Mandaguari
Função de Governo: Administração
Diagnóstico
Mandaguari encontra-se localizada na região Norte do Estado do Paraná e possui uma população de aproximadamente 35.000 mil habitantes. A Prefeitura conta com uma estrutura administrativa composta por 08 Secretarias Municipais que para suprir as necessidades da sociedade, chegam a realizar uma média de 150 licitações por ano, além das compras diretas ( processos de dispensa de licitação e inexigibilidades).
Acontece que em virtude do elevado número de aquisições realizadas e da urgência para atendimento, inexistia uma metodologia padronizada e informatizada para recebimento, armazenamento, controle e distribuição de produtos e mercadorias licitados.
Existiam vários locais para entrega por parte dos fornecedores, sendo que muitas das entregas eram realizadas diretamente nas unidades responsáveis pelo consumo de materiais, locais estes que não eram adaptados à armazenagem dos produtos adquiridos, ocasionando a deterioração destes além de exigir espaço próprio dentro dos prédios públicos, ocasionando a diminuição da área administrativa e operacional das Secretarias Municipais.
Os fiscais de contratos apresentavam muita dificuldade para atuação, visto que as entregas eram realizadas sem prévio agendamento e de forma descentralizada, fato este que culminava no recebimento de produtos fora das especificações do edital (marcas, prazos e quantidades diversos do licitado). Diante deste cenário, a Prefeitura Municipal de Mandaguari tomou medidas e implantou o ALMOXARIFADO CENTRAL, buscando garantir mais eficiência na gestão de estoques e consequentemente uma melhor aplicação de recursos públicos.
Descrição
Uma gestão eficiente de estoque, garante economia financeira e qualidade na prestação de serviços, sobrando recursos para serem investidos nas mais variadas áreas. A ausência de um controle eficiente, permitia abusos e desvios de conduta tanto por parte dos licitantes quanto de servidores públicos, realidade esta, vivenciada na grande maioria dos municípios brasileiros que levam a “fama” de maus compradores por aceitar a entrega de produtos com baixa qualidade. Muitos dizem que o grande problema das compras públicas está na má formulação do edital de licitação com especificações falhas e incompletas. Tal fato pode até contribuir para os problemas enfrentados pela Administração Pública, mas o maior responsável é sem dúvida a ausência de controle nas entregas, visto que na prática o empresário tem ofertado propostas nos termos, prazos e condições estabelecidas no edital de licitação, porém diante do descaso no momento da entrega, os mesmos se aproveitam para trocar produtos e marcas, efetuar entregas em atraso e até em quantidades diversas do licitado, gerando enormes prejuízos ao erário público. Dessa forma, algumas medidas foram tomadas para viabilizar a implantação do Almoxarifado Central, sendo elas:
I – Criação de Lei municipal de controle de estoque;
II – Capacitação de servidores municipais;
III – Definição do formato e estrutura do Almoxarifado Central;
IV – Locação do espaço para o Almoxarifado;
V – Aquisição de suprimentos (veículo, mobília, pallets e prateleiras, câmeras de monitoramento, computador, empilhadeiras, caixas para armazenamento, dentre outros);
VI – Implantação de software de gestão;
VII – Elaboração e implantação de fluxograma com padronização de procedimentos;
VIII - Definição de rotas de entrega e distribuição para repartições/unidades requisitantes.
Com a implantação do Almoxarifado Central, muitos paradigmas foram quebrados e a mudança de cultura já é notória, tanto no comportamento dos licitantes quanto na postura dos servidores municipais, posto que tais procedimentos afetam de forma significativa o funcionamento de toda a estrutura administrativa. A logística é algo fundamental para a consecução dos objetivos traçados pela Administração Pública, por tratar-se de ferramenta necessária para assegurar a boa aplicação dos recursos públicos.
Destaque inovador do presente projeto, a integração entre o Município e o Observatório Social de Mandaguari, órgão de fiscalização dos atos do Poder Público Municipal, proporcionou uma sólida parceria entre a sociedade civil e Administração Pública, uma vez que o recebimento da totalidade das entregas que são realizadas no local são acompanhadas pelos representantes da referida organização, o que garante maior segurança na conferência dos produtos entregues com as especificações contidas nos empenhos. Neste sentido, a referida parceria tem proporcionado uma efetiva fiscalização dos recebimentos de mercadorias realizados no Almoxarifado Central, demonstrando transparência e compromisso deste Município com a aplicação dos recursos públicos.
Objetivos
Gerais:
Garantir o pleno funcionamento do almoxarifado central e aprimorar a logística de recebimento, armazenamento, controle e distribuição de produtos e mercadorias, visando uma melhor aplicação de recursos públicos, com mais eficiência, economia e transparência.
Específicos:
I – Efetuar a recepção e conferência, quantitativa e qualitativa, dos materiais de consumo, produtos ou mercadorias recebidas, conciliando o fluxo real com o nominal, ou seja, o produto com a documentação legal (empenho e nota fiscal), para garantir o êxito da compra;
II – Efetuar o acondicionamento racional e a conservação do material de consumo, produto ou mercadoria;
III – Efetuar o acompanhamento e controle do suprimento e do ressuprimento de material de consumo, produto ou mercadoria, quanto aos parâmetros de seu catálogo e cadastro de fornecedores, até efetivo recebimento;
IV -Fazer o registro dos dados constantes da documentação recebida, para alimentar o sistema de controle de material de consumo, produto ou mercadoria, concernentes às especificações, quantidade, valor e demais itens exigidos para composição de outros cálculos ou informações definidos em regulamento;
V – Efetuar o armazenamento do material, produto ou mercadoria em local apropriado, acondicionando-o tecnicamente, a fim de protegê-lo contra danos, deterioração, fraudes e roubos, bem como mantê-lo organizado, para facilitar a busca, manuseio e manutenção;
VI – Efetuar o controle físico e financeiro do material, produto ou mercadoria estocada, estabelecendo o estoque mínimo, máximo e de segurança, assim como adotando métodos adequados à realidade do mercado financeiro e legal; VII – Efetuar o controle e o gerenciamento de dados, produzindo relatórios sobre o consumo de materiais, produtos e mercadorias e demais relatórios necessários ao bom desempenho do sistema;
VIII – Efetuar a distribuição de material, produto ou mercadoria estocada, de acordo com as requisições das repartições/unidades administrativas, entregando-o após as devidas autorizações do responsável, registrando no sistema de material, produto ou mercadoria o controle de saída, nos aspectos físicos e financeiros;
IX – Fazer inventário geral anual dos estoques existentes, para cotejar as quantidades físicas com o registro em sistemas;
X – Efetuar planejamento global ou setorizado de estoque, para evitar a falta de sincronismo entre o fornecimento e a demanda dos materiais de consumo, produtos ou mercadorias estocados, observando-se o tempo de reposição, que consiste no período gasto entre a averiguação de que o estoque necessita ser reposto e a entrega efetiva do material adquirido no almoxarifado;
XI – Efetuar manutenção do cadastro com a descrição técnica e pormenorizada dos materiais de consumo, produtos ou mercadorias;
XII – Gerar relatório com materiais de consumo, produtos ou mercadorias com estoque abaixo do mínimo;
XIII – Efetuar manutenção de registros precisos e atualizados;
XIV - Efetuar manutenção de sistemas de armazenagem que tornem mais fácil a rotatividade física do estoque;
XV – Efetuar anotação em sistema informatizado de todas as entradas e saídas de mercadorias;
XVI – Efetuar o armazenamento dos materiais, produtos ou mercadorias respeitando as orientações do fabricante, de forma a garantir suas características;
XVII – Manter os insumos perecíveis livres de contaminação;
XVIII – Armazenar os materiais, produtos ou mercadorias em estantes e estrados, identificados e separados por lote de produto, de forma a garantir sua preservação;
XIX – Manter os materiais em suas embalagens originais e abrir somente no momento de atender às solicitações das repartições/unidades;
XX – Efetuar saídas de estoque acompanhadas de requisição de saída;
XXI – Definir logística e rotas de distribuição de produtos e mercadorias para as repartições/unidades administrativas;
XXII - Efetuar rigoroso controle para que a retirada de materiais, produtos ou mercadorias, seja acompanhado da devida requisição, com a identificação de quem retirou e de seu destino;
XXIII - Garantir que todas as entregas de materiais, produtos ou mercadorias sejam previamente agendadas, por e-mail ou telefone, conforme especificações previstas no edital de licitação.
Metas a atingir:
I – Permitir o conhecimento do que está armazenado e disponível para uso ou consumo;
II – Determinar o valor do que há em estoque;
III – Reduzir perdas e eventuais desvios de materiais de consumo, produtos ou mercadorias;
IV – Verificar a necessidade da aquisição de determinado material e estabelecer a quantidade a ser adquirida.
V – Evitar possíveis fracionamentos de despesa com dispensas de licitação de pequeno valor para atender demandas oriundas da falta de controle de estoque.
VI – Garantir a qualidade na entrega e satisfação do interesse público.
Cronograma
Físico:
O Almoxarifado Central encontra-se localizado na rodovia BR 376, km 206, s/nº, com área total de 388 metros quadrados, composto por uma porta de aço, 01 sala e 01 banheiro. Atualmente são em torno de 67 módulos distribuídos em prateleiras de 2,10 metros de largura 2,70 metros altura.
Financeiro:
Foi necessária uma série de investimentos afim de efetivar a concretização dos trabalhos desenvolvidos no Almoxarifado Central, ocasião que inicialmente foi alugado prédio próprio para a instalação do mesmo, visto que a Administração Pública Municipal não possui imóvel adequado e que se localizasse próximo às vias de acesso do Município, para facilitar a entrega dos produtos. Referido investimento em locação de prédio específico já se encontra no valor de R$ 35.578,00 (trinta e cinco mil, quinhentos e setenta e oito reais), sendo R$ 2.500,00 (dois mil e quinhentos reais) mensais. A fim de adaptar o imóvel para o recebimento de entregas, foram despendidos R$ 2.976,00 (Dois mil, novecentos e setenta e seis reais) em estruturas metálicas; R$ 5.790,00 (cinco mil, setecentos e noventa reais) em telas e alambrados e R$ 2.590,00 (dois mil e quinhentos e noventa reais) com placa de identificação luminosa para identificação do almoxarifado central. Com o intuito de equipar o Almoxarifado Central, a fim de garantir a correta armazenagem dos produtos ali depositados, foram adquiridas prateleiras do tipo porta pallet, no valor total de R$ 109.122,00 (cento e nove mil, centos e vinte e dois reais); pallets de madeira no valor de R$ 1.144,00 (Mil, cento e quarenta e quatro reais) e Caixas de plástico para armazenagem dos produtos no valor de R$ 1.570,00 (Mil quinhentos e setenta reais). Além disso, para facilitar a locomoção das mercadorias, foi adquirido no importe de R$ 2.260,00 (dois mil, duzentos e sessenta reais), duas empilhadeiras; Bem como investidos R$ 1.051,00 (mil e cinquenta e um reais), para aquisição de escada rotatória metálica e R$ 609,00 (seiscentos e nove reais) para aquisição de carrinhos de transporte. A fim de proporcionar a logística externa de abastecimento foi adquirida veículo utilitário com carroceria fechada, no valor de R$ 44.400,00 (quarenta e quatro mil e quatrocentos reais). Desta forma, até o presente momento, o investimento acumulado foi no total de R$ 207.090,00 (Duzentos e sete mil e noventa reais), ressalvados os gastos com os três servidores que atualmente trabalham no local.
Orçamento:
Locação barracão Almoxarifado Central; Aquisição de veículo para distribuição dos materiais armazenados; Aquisição de Porta Pallets, pallets e Prateleiras; Aquisição de empilhadeiras manuais; Aquisição de caixas para armazenamento de mercadorias; Compra de escada e carrinhos de transporte; Disponibilização de computadores e móveis para funções administrativas do almoxarifado; Utilização de software de gestão para informatização e controle de estoque. 03 servidores municipais.
Beneficiários Diretos:
Toda a população de Mandaguari, diante da qualidade na entrega e economia de recursos públicos.
Beneficiários Indiretos:
Servidores Públicos, diante de melhores condições de trabalho.
Resultados:
Implantado em Abril de 2016, o Almoxarifado Central já produziu resultados significativos. Com a informatização de todos os atos, aliado a servidores comprometidos e capacitados, atuando através de metodologia padronizada em forma de fluxograma, os resultados começaram a surgir de forma imediata. A qualidade nas entregas tem sido notória e satisfatória. Em um primeiro momento, houve a falta de produtos e mercadorias em diversas Secretarias Municipais, visto que a maioria das entregas aconteciam em desconformidade com o edital e dessa forma, todas eram recusadas e devolvidas. Neste momento, o empresário era notificado para efetuar a substituição imediata do produto, sob pena de aplicação de sanções. O prazo de entrega também começou a ser respeitado, visto que ao entregarem intempestivamente também sofriam notificação de advertência, sob pena de sanções mais gravosas. Com isso, muitos licitantes que agiam de má-fé até deixaram de participar da licitação, permanecendo aqueles que atuam com seriedade. O prévio agendamento e a centralização do recebimento permitiu uma eficácia maior na atuação dos fiscais de contratos, propiciando maior controle e gestão na execução contratual, evitando possíveis irregularidades no aceite dos produtos fornecidos. Com a transferência do departamento de patrimônio para o Almoxarifado Central, ineditamente foi possível a inserção dos produtos no imobilizado municipal ainda no local de recebimento, evitando que o servidor responsável por tal serviço necessitasse se deslocar ao órgão público destinatário final do produto para efetuar a imobilização deste, propiciando maior aproveitamento do tempo bem como um controle efetivo dos produtos imobilizados.
A intensa fiscalização e comprometimento da equipe do Almoxarifado Central, iniciou um processo de reeducação dos empresários que contratam com o poder público, refletindo na intensificação de pedidos de trocas de marca para que suas empresas não ocorram em inadimplementos com este Município. A título de exemplo, em apenas um ano (Agosto/2016 a Agosto/2017) somaram-se mais de 25 pedidos de alterações de marca que resultaram em alterações contratuais que em sua totalidade não prejudicaram o Poder Público. Ao contrário, os fornecedores, preocupados em não ser penalizados, solicitavam a troca para marcas superiores daquelas vencidas na licitação, beneficiando o Município.
Ademais, diante do sucesso deste projeto, o Município de Mandaguari se tornou referência na gestão de estoques na região, ocasião que inúmeros Municípios da região visitaram as instalações do Almoxarifado Central de Mandaguari, a saber:
Dia 13 de Janeiro de 2017 – Visita do Município de Araruna
http://www.portalagora.com/noticias/mostrar/id/52262/titulo/almoxarifado-central-de-mandaguari-recebe-a-visita-do-prefeito-de-araruna Acesso em 31 de Agosto de 2017.
http://correiodenoticias.net/2017/01/13/almoxarifado-central-de-mandaguari-recebe-a-visita-do-prefeito-de-araruna/ Acesso em 31 de Agosto de 2017.
http://www.mandaguari.pr.gov.br/noticia/detalhar/30756 Acesso em 31 de Agosto de 2017.
Dia 10 de Março de 2017 – Visita do Município de Doutor Camargo
http://www.mandaguari.pr.gov.br/index.php/noticia/detalhar/30875 Acesso em 31 de Agosto de 2017.
Dia 24 de Abril de 2017 – Visita do Município de Nova Esperança
http://www.portalagora.com/index.php/noticias/mostrar/id/53469/titulo/comitiva-de-nova-esperanca-visita-o-almoxarifado-central-de-mandaguari Acesso em 31 de Agosto de 2017.
http://www.enetbras.com/jornal/?p=18440 Acesso em 31 de Agosto de 2017.
http://www.mandaguari.pr.gov.br/noticia/detalhar/30980 Acesso em 31 de Agosto de 2017.
Dia 29 de Maio de 2017 – Visita do Município de Marialva
http://www.mandaguari.pr.gov.br/noticia/detalhar/31067 Acesso em 31 de Agosto de 2017.
Dia Julho de 2017 – Visita do Município de Umuarama
Os resultados vem sendo cada vez mais evidenciados pelo reconhecimento tanto dos Municípios que visitam o local quanto do Observatório Social de Mandaguari, órgão de fiscalização representante da sociedade civil.
