Workflow Processo de Liquidação e Pagamento
Ano / Edição: 2020
Município: Pinhais
Função de Governo: Administração
Diagnóstico
Anterior a implantação desse procedimento via workflow, os processos de pagamento, eram realizados todos em meio físico, demandando um tempo maior para sua elaboração, bem como a utilização considerável em material de expediente, sendo que, a média de folhas sulfite A-4 para impressões, era de aproximadamente 20.377/mês, 5.094/semana e 61.133 no trimestre.
O dispêndio de tempo para montagem e tramitação dos processos, assinaturas até o envio via malote ao Departamento Financeiro (malotes apenas nas 3ª e 5ª de cada semana) para pagamento, levava em média 1 semana.
Descrição
A Secretaria de Finanças implantou via Resolução nº 074/2018, o procedimento “Workflow Processos de liquidação e pagamento” utilizando o Atende.net que é um sistema de gestão pública orientado a processos, com funcionalidades que contribuem para a otimização e transparência das rotinas administrativas, otimizando e facilitando o atendimento à legislação e demais normas aplicáveis aos diversos setores da Administração Municipal.
O endereço de acesso ao Ambiente de produção é: http://pinhais.atende.net.
Para a operacionalização dos procedimentos de que trata esta norma, o usuário deverá estar conectado com seu usuário e senha no Atende.net e executar as etapas, conforme apresentadas no Anexo 08 - Manual de Procedimentos - Fluxos dos Processos de Liquidação e Autorização de Pagamento, publicado e disponível para acesso na página virtual da Secretaria de Finanças, no endereço https://pinhais.atende.net/?pg=subportal&chave=12#!/tipo/pagina/valor/1631.
Com o recebimento da nota fiscal ou documento equivalente, emitido pelo credor referente à contraprestação do serviço executado e/ou do bem entregue, conforme identificado na nota de empenho, o órgão de origem da despesa ou a Comissão de Recebimento, iniciará o processo do respectivo workflow (aquisição de bens, prestação de serviços, indenizações e restituições, obras e serviços de engenharia ou despesas com documentos especiais).
Para início do processo de workflow, deverá ser preenchido o formulário eletrônico associado ao processo, que deverá ser anexado ao arquivo único consolidado, no formato PDF, contendo todos os documentos necessários de acordo com o Anexo 01 - Documentos Necessários ao Empenhamento, à Liquidação e ao Pagamento e o Anexo 02 - Posição dos Documentos na Digitalização dos Processos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento.
Na abertura do processo deve seguir-se os seguintes passos:
I - informar o assunto (empenhamento, liquidação e pagamento) e o subassunto (liquidação “do respectivo fluxo a ser iniciado”);
II - preencher o campo requerente, com o nome/código do prestador do serviço, do fornecedor de bens, do responsável pelo adiantamento das despesas (pequenas despesas - caixinha ou viagem - diárias), ou da entidade beneficiada pelo repasse municipal, conforme cadastrado no sistema Atende.net.
Para que o usuário consiga executar a primeira atividade do workflow e enviar o processo para os responsáveis pela aprovação do recebimento e pela verificação da regularidade documental e processual deverá, imprescindivelmente, preencher corretamente os campos marcados em vermelho, como obrigatórios, no formulário eletrônico associado ao processo.
Ante a funcionalidade de preenchimento automático dos campos relacionados à nota de empenho no formulário eletrônico, a partir de busca diretamente realizada na base de dados da contabilidade no Atende.net, a Secretaria Ordenadora da despesa deverá:
I - iniciar o processo do workflow de liquidação para cada nota de empenho, e
II - informar os dados bancários do credor e da conta a ser debitada (Prefeitura)
Cabe salientar aqui, que todos os processos passam por deferimento/indeferimento online de Diretores e Secretários das respectivas pastas, antes de seguirem para o Departamento Financeiro.
Objetivos
Gerais:
Otimizar processos de empenho, liquidação e pagamento.
Específicos:
-reduzir o consumo de papéis;
-diminuir a demanda de espaço físico no setor de arquivo;
-facilitar e agilizar à análise e o envio dos processos de empenhamento, liquidação e pagamento.
Metas a atingir:
Já atingida - 100% dos processos são realizados na web via Workflow e estão em pleno funcionamento.
Cronograma
Físico:
- Montagem, análise e autorização = 01 dia (dependendo da disponibilidade do secretário)
- Recebimento e análise pelo Departamento Financeiro = 01 dia
- Pagamento = 01 dia
Anterior ao Workflow a média de tempo era de 15 dias, com a implantação do Workflow, entre a montagem, análises, despachos e envio da Ordem para o banco é possível realizar em até 5 dias, mas dependendo da urgência, no mesmo dia.
Financeiro:
- Custo para implantação com horas técnicas = R$ 90.913,56 (período de 12 meses) - custo mensal= 7.576,13
- Custo mensal para manutenção dos módulos = R$ 4.958,93 com processo digital, R$ 6.171,11 módulo contábil e R$ 7.576,13 com técnico residente= R$ 18.706,17
- Custo anual = R$ 224.474,04
Orçamento:
- Custo mensal para manutenção dos módulos = R$ 4.958,93 com processo digital, R$ 6.171,11 módulo contábil e R$ 7.576,13 com técnico residente= R$ 18.706,17
- Custo anual = R$ 224.474,04
Beneficiários Diretos:
Todas as estruturas administrativas que realizam as tarefas de empenhamento, liquidação e pagamento.
Beneficiários Indiretos:
Fornecedores
Resultados:
A Secretaria de Finanças já tem implantado desde outubro de 2018 o Workflow dos processos de ordem de compra, liquidação e pagamento.
Ponto Forte: Agilidade no andamento dos processos sem utilização de recursos materiais (papel, tonner, pastas, grampos, carimbos, caneta e principalmente o tempo do servidor em abrir um processo físico e ter que montar, tramitar, mandar via malote (custo de combustível e motorista).
característica notável: Facilidade e agilidade no que tange ao envio dos processos de pagamento ao Financeiro, bem como a inovação em fevereiro/2020, da assinatura digital dos empenhos, e ainda, a possibilidade de realizar a tarefa de qualquer local que o servidor/gestor estiver, pois o processo é realizado 100% em ambiente WEB.